Dokumente & Bildmatrial

Professionelles Dokumentenmanagement mit Versionskontrolle!

Einfacher Dokumentenaustausch über die Plattform inkl. Dokumentenmanagement, Versionsverwaltung und Archivierung

ProMeta stellt eine umfangreiche und intelligente Dokumentenverwaltung zur Verfügung, mit dem Sie Dateien eines beliebigen Formats für andere Nutzer strukturiert bereitstellen. Die Dateien werden durch ProMeta kontrolliert zugänglich gemacht. Dies ist vergleichbar mit einem Daten-Pool, auf den alle Nutzer von überall zu jeder Zeit gleichzeitig zugreifen können und somit über denselben Wissensstand verfügen. Alle Ergebnisse werden dokumentiert und keine Informationen gehen verloren. Vor allem in einem verteilten Projekt- und Arbeitsumfeld profitieren die Bearbeiter von diesem "gemeinsamen" Datenbestand.

Der Datei-Manager von ProMeta bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen die Verwaltung und Ablage von Dateien unterstützt wird. Dateien lassen sich bspw. in einer fest vorgegeben Verzeichnisstruktur ablegen, physikalische Dateien können von einem lokalen Rechner auf den ProMeta- Server hochgeladen, Dokumentenverweise lassen sich definieren, Dokumente können zum Lesen gesperrt, Metadokumente erzeugt und nach Dokumenten gesucht werden.

Programmausschnitte

 
 

Die wichtigsten Features im Überblick

Besondere ProMeta-Funktionen

  • Frei definierbare Klassifizierung von Dokumenten und Erfassung von Meta-Daten
  • Vorbelegung von Metadaten aus dem Kontext beim Datei-Upload
  • Effiziente Vergabe von Zugriffsrechten in beliebiger Abstufung
  • Unterstützung aller Dateiformate und Bildformatate
  • Volltextsuche
  • Versionskontrolle
  • Sperren von Dateien zum Lesen und/oder Schreiben
  • Versand von Dokumenten per E-Mail
  • Datei-Download über einen personalisierten Link
  • Anfordern von Dokumenten inkl. Nachverfolgung und Erinnerung
  • Software verwalten (Akzeptieren einer Lizenzvereinbarung, Eingabe eines Donwnloadschlüssels)
  • Benachrichtigungsservices "neue Datei verfügbar"
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten über Volltextsuche oder gezielter Eingrenzung aus dem Kontext
  • Verwaltung von Bildmaterialien als Gallery
 

Highlights im Detail

Dokumentenversionierung

ProMeta verfügt über Versionierungsmechanismen. Als Versionierung wird die Archivierung alternativer Dateiversionen bezeichnet. Dabei wird die Verwaltung von verschiedenen Versionen einer Datei unterstützt, um insbesondere die Zusammenarbeit von mehreren Personen an einer Datei zu erleichtern. Bei einer Datei in der Versionsverwaltung wird ihr Inhalt bei Änderungen bzw. Aktualisierung nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die die aktuelle Fassung darstellt.

Durch die automatische Versionsverwaltung sind die Autoren nicht mehr gezwungen, viele administrative Routinearbeiten zusätzlich zu erledigen, um die verschiedenen Fassungen der Datei in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten. Sinn und Zweck ist es, dem Benutzer die Möglichkeit anzubieten, vorherige Versionsstände wiederherzustellen und Änderungen zurückzunehmen.

 

Klassifizierung von Dokumenten (Meta-Dokumente)

Insbesondere für das gezielte Auffinden von, auf den Servern befindlichen, Dokumenten ist es erforderlich, die Dokumente zu klassifizieren und mit spezifischen Meta-Eigenschaften zu versehen. ProMeta erlaubt eine flexible Klassifizierung aller Dokumente. Dokumente werden dabei einem Meta-Dokumenten-Typ zugeordnet und über spezifische Meta-Eigenschaften textuell beschrieben.

Über einen Meta-Dokument-Typ wird festgelegt, um was für ein Dokument es sich bei der Datei handelt. Dies kann beispielsweise ein Protokoll, eine Skizze, ein Auftrag, eine Rechnung, ein Bericht sein. Des Weiteren legt der Meta-Dokument-Typ fest, wie die Datei benannt wird, wo sie gespeichert wird und welche Personengruppen welche Rechte (Lesen, Bearbeiten, Ersetzen, Löschen etc.) bezüglich der Datei haben.

Meta-Eigenschaften wie bspw. Autor, Datum, Titel, Schlagwörter beschreiben das physikalische Dokument. Diese können für jeden Dokumenten-Meta-Typ spezifisch hinterlegt werden.

 

Pflege der Meta-Daten

Die Pflege der Metadaten ist durch kontextbasiertes Einstellen der Dokumente minimiert. Beim Einstellen eines Dokuments z.B. aus einem Projekt sind beispielsweise alle projektbezogenen Daten vorbelegt. Für jeden Meta-Dokument-Typ können spezifische Metadaten hinterlegt werden. Die Erweiterung der Meta-Daten ist jederzeit ohne Programmieraufwand möglich. Schlagworte können zur Optimierung der Suche ergänzt werden (automatisierte Verschlagwortung geplant).

 

Datei-Downloadhistorie

ProMeta protokolliert jeden Zugriff auf eine Datei in einer Download-Historie. Die liefert somit einen umfassenden Überblick, wer wann welche Version eines Dokumentes geöffnet bzw. heruntergeladen hat.

 

Suche nach Dokumenten

ProMeta ermöglicht die Volltext-Suche im kompletten Dokumentenbestand. Zusätzlich ist eine gezielte Suche von Dokumenten über den Meta-Dokument-Typ, den Meta-Daten und ggf. über Schlagworte möglich. Über die erweiterten Suchoptionen lässt sich das Suchergebnis jederzeit weiter verfeinern. Komplexe Suchabfragen sind möglich (z.B. alle Protokolle mit dem Stichwort „Feinstäube“, die im Jahr 2017 erstellt wurden). Regelmäßig durchgeführte Suchabfragen können für die Wiederverwendung als Suchauftrag gespeichert werden.

 

Datei-Download über einen personalisierten Link

Dateien können direkt über einen personalisierten Link aus einer E-Mail heraus heruntergeladen werden. Der Link führt immer zu der aktuellsten Datei; der Dateiaustausch ist im Fehlerfall möglich. Der Datei-Download von mehreren Dokumenten ist als ZIP-Datei möglich. Eine Download-Protokollierung macht alle Aktivitäten der Nutzer nachvollziehbar.

 

Anfordern von Dokumenten inkl. Nachverfolgung und Erinnerung

Gelegenheitsnutzer lassen sich über den Fernzugriff einfach in strukturierte Abläufen/Workflows einbinden. Berichtspflichten lassen sich als Vorgänge anlegen, mit Erinnerungen versehen und über Download von Formularen sowie das Einstellen von Dokumenten und weiteren Eingaben transparent über das System steuern. ProMeta unterstützt Sie beim pünktlichen Erstellen und Nachverfolgen von Berichten und dem zentralen Sammeln der verteilt bereitgestellten Informationen.