Projekte & Vorhaben

Projektmanagement für verteilt arbeitende Forschungspartner!

ProMeta ist eine Projektmanagementsoftware, die für die spezifischen Bedürfnisse in der Organisation, Abwicklung und Administration von Forschungsprojekten und Forschungsverbundprojekten konzipiert ist. ProMeta bietet eine virtuelle Arbeitsumgebung für verteilt arbeitende Forschungspartner. Vielfältige Funktionen untersützen eine zielgerichte Kommunikation und einen effizienten Dokumnentation- und Informationsaustausch inklusiv.

Die Projektverwaltung von ProMeta bildet alles rund ums Projektmanagement ab. Es können nicht nur laufende oder beendete Projekte angezeigt und verwaltet, sondern z.B. auch Themenvorschläge bearbeitet, Anträge durchgeführt, laufende Vorhaben kontrolliert und Abschlussdokumentationen gespeichert werden. Für die Projekt-Fortschrittskontrolle kann ein beliebiger individueller Projekt-Stati definiert werden, um den Lebenszyklus einer Information abzubilden. Jeder Status kann dabei durch ein eigenes Symbol dargestellt werden.

 

Programmausschnitte

 
 

Die wichtigsten Features im Überblick

Besondere ProMeta-Funktionen

  • Multiprojektmanagement
  • Abbildung unterschiedlicher Datenstrukturen für unterschiedlichen Projekt-Typen (z.B. Teil-Projekt, Themenvorschläge, Sonderforschungsprogramme, Cluster)
  • Anpassung der Datenstruktur bei geänderten Vorgaben bzw. Erweiterung der Projekt-Datenfelder jederzeit möglich
  • Abbildung von unterschiedlichen Projekt-Stati für die Fortschrittskontrolle
  • Verwaltung von unterschiedlichen Projekt-Ansprechpartnern mit frei definierbaren Projekt-Rollen
  • Automatische Benachrichtigungsservices für die Projektbeteiligten Personen über z.B. neue Projekte, modifizierte Projekte, statusabhängige Projekte
  • Gezielte Suche nach Projekten mit optionaler Sucheingrenzung, z.B. nach Projektlaufzeit, Projektstatus, zugeordnetes Gremium, Projekt-Nr.
  • Datei-Ablage/Datei-Manager pro Projekt
  • Termin- und Aufgaben-Verwaltung pro Projekt
 

Highlights im Detail

Projekt-Vorlagenverwaltung

ProMeta verfügt über umfangreiche Funktionalität zur Verwaltung von Projektvorlagen. Insbesondere wenn Sie mit immer wiederkehrenden Typen von Projekten arbeiten, empfiehlt es sich, solche als Vorlage abzuspeichern. Dabei wird der gesamte Inhalt eines Projektes (Ansprechpartner, Aktivitäten, Meilensteine, Dokument-Verzeichnisstruktur) in der Vorlage gespeichert. So können Sie von dieser Vorlage schnell ein neues Projekt erzeugen.

 

Projekt-Team

Zu jedem Projekt kann ein virtuelles Projekt-Team zusammen gestellt werden. Das Projekt-Team bildet die Ansprechpartner ab und kann aus einzelne Personen, Institutionen oder aus Arbeits-Gruppen bestehen. Bestimmen Sie einfach die Verantwortlichkeiten jedes einzelnen Teammitglieds, indem Sie Rollen und Berechtigungen festlegen. Frei konfigurierbare Rollen machen ProMeta flexibel!

 

Projekt-Dokumente

Ein zentraler Ablageort für alle projektrelevanten Dateien ist ein muss für verteiltes Arbeiten. Aus dem Grund können Sie bei ProMeta alle Dateiformate für Ihre Projekte einfach auf der Dokumente-Seite hochladen, damit das Propjekt-Team immer über die neuesten Versionen verfügt. Der Datei-Manager in ProMeta mit seiner umfangreichen Funktionalität bietet die Möglichkeit projektrelevante Dateien zu verwalten und zu veröffentlichen.

 

Projekt-Aufgaben und Projekt-Aktivitäten

Projekt-Aktivitäten zeigen alle mit dem Projekt definierten Meilensteine und die angelegten Arbeitspakete. Diese helfen dass Projekt zeitlich zu modellieren, um beispielsweise Zwischentermine festzulegen und Teilziele zu verfolgen.

 

Projekt-Finanzen

Die Finanzierung eines Projektes ist ein sensibles Thema und die Überwachung des Kostenrahmens eine besondere Herausforderung. Das Finanzmodul von ProMeta liefert den Nutzern einen Überblick über alle anfallenden Kosten und Ausgaben in einem Projekt. Es besteht u.a. die Möglichkeit, Kostenstellen und Kostengruppen zu definieren, Datensätze zu berechnen und diese als ausgewertete Excel-Tabelle zu exportieren. Mit ProMeta können potentielle Kostenquellen identifiziert und der Kostenrahmen effizient verfolgt werden.

 

Projekt-Charts und Diagramme

Projekt-Charts dienen zur Visualisierung des zeitlichen Ablaufs von Projekten und deren Teilschritten.ProMeta unterstützt das automatische Generieren von Balkenpläne (GANTT-Diagramme) und Netzpläne. Netzpläne und Balkenpläne können interaktiv bearbeitet und online erweitert bzw. modifiziert werden. Die Interaktive Benutzungsoberfläche ist ein in JAVA geschriebenes Zusatzprogramm von ProMeta.

 

Projekt-Termine

Der Projekt-Kalender ist ein leistungsfähiges Modul von ProMeta, dass eine Terminplanung innerhalb eines Projektes erlaubt. Jedes erzeugte Projekt besitzt einen Projekt-Kalender, in dem Besprechungen, Präsentationen, Meetings etc. für das Projekt und deren zugewiesenen Personen und Kontakte geplant, verwaltet und organisiert werden können. Vom Kick-off-Meeting über regelmäßige Arbeitssitzungen bis zu Statusbesprechungen und Präsentationen der Projekt-ergebnisse – im Projektkalender können Sie alle Termine schnell und komfortabel anlegen, pflegen und verfolgen. Ihr Team ist mit wenigen Klicks zu einem Meeting eingeladen und Sie erhalten einen komfortablen Überblick über die Teilnahme. Einladen und Sitzungsunterlagen verteilen, Sitzungen protokollieren, Beschlüssen dokumentieren, Protokolle anfordern und zielgerichtet versenden - Sitzungsmanagement leicht gemacht!

 

Projekt-Berichte

In ProMeta können Berichte (bspw. Projekt Status-Bericht) automatisch auf Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Basis erzeugt werden. Die erzeugten Berichte können darüber hinaus bei Bedarf in den gewohnten Programmen weiterverarbeitet werden. Es werden einmalig individuelle Bericht-Vorlagen auf dem lokalen PC in Word oder Excel erzeugt (ohne Programmieraufwand), welche anschließend auf dem ProMeta-Server abgelegt werden. Dort können die Vorlagen auf Knopfdruck automatisch mit aktuellen Daten aus ProMeta gefüllt und von dem Benutzer abgerufen werden. Mit ProMeta werden Berichte und Auswertung bedarfsspezifisch verfügbar!

 

Projekt-Änderungsliste

ProMeta speichert alle Änderungen die von einem Nutzer vorgenommen wurden: Änderungsdatum, Wert des Attributs vor und nach der Änderung und den Bearbeiter, der die Änderungen vorgenommen hat.

 

Projekt-Suche

Projekte wachsen so schnell, dass nicht immer alles dort abgelegt wird, wo man es vermutet. Oft ist die Suche aber auch der kürzeste Weg zur gewünschten Information. Deswegen bestimmen Sie mit ProMeta den Weg zum Suchergebnis. Suchen Sie in allen Projekten gleichzeitig, oder grenzen Sie das Suchergebnis auf einzelne Projekte, Projekt-Typen oder von Ihnen angelegte (Meta-Daten)-Felder ein. Projekte finden statt suchen – mit der einfachen Volltextsuche mit Filterungsmöglichkeiten!