Termine & Sitzungen

Einladungsmanagement, Tagungs- und Sitzungsorganisation leicht gemacht!

Kalender und Terminplaner mit Erinnerungsfunktion!

Für die Verwaltung von Sitzungen, Veranstaltungen, Besprechungen bietet ProMeta umfangreiche Funktionen an, wie z.b. das Einladen von Teilnehmern, E-Mail-Benachrichtigungen versenden, Teilnehmerstatus einsehen, Teilnehmer-Listen drucken, Versand von terminrelevanten Dokumenten. Das System versendet bei Bedarf Erinnerungsmails und informiert über neue Termine. Es können beliebig viele Termine verwaltet werden.

Der Kalender unterstützt eine zeitplanbasierte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht. Zudem liefert eine Terminübersicht eine Liste von demnächst anstehenden Terminen und den letzten statt gefundenen Terminen. Alle Termine und Kalendereinträge können in verschiedenen Kalendern gepflegt und eingesehen werden. So gibt es projektspezifische oder personenspezifische Kalender. Jeder Eintrag wird so in seinem Kontext dargestellt und der Zusammenhang geht nicht verloren.

 

Programmausschnitte

 
 

Die wichtigsten Features im Überblick

Besondere ProMeta-Funktionen

  • Listen-Darstellung von Terminen sowie Monats- und Jahreskalendaransichten
  • Verwaltung von persönlichen Terminen sowie öffentlichen/privaten Gruppen-(Projekt-)-Termine
  • Teilnehmer werden z.B. aus einer Gruppe und ggf. weiteren Personen zusammengestellt
  • Vergabe von Rollen pro Teilnehmer (z.B. Mitglied, Gast, Referent)
  • Terminerinnerung per E-Mail
  • Termin-Aufgaben inkl. Nachverfolgung, Erinnerung und Export für die Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen
  • Dokumente anhängen - Hinterlegung beliebig vieler Zusatz-Dokumente in einzelnen Terminen möglich
  • Anfordern von Termin-Präsentationen und Protokolle
  • Zu- oder Absage der Teilnehmer über einen Rückmelde-Link inkl. Abfrage aller relevanten Informationen zum Rahmenprogramm (z.B. Teilnahme am Abendessen)
  • Persönliche Termin-Einladungen
  • Erinnerungsmail bei Ablauf der Rückmeldefrist
  • Verwaltung der tatsächliche Terminteilnahme (nur für den Initiator/Geschäftsstelle)
  • Druck von Teilnehmerlisten und Anwesenheitslisten
  • Automatische Speicherung eines Termin in den Aktivitäten der zugeordneten Person, Gruppe oder Projekts
  • Web-Kalender abonnieren
 

Highlights im Detail

Teilnehmer per E-Mail einladen

Über ein in ProMeta eingebettetes Nachrichten-Modul lässt sich eine Einladung an einen vordefinierten Personenkreis (z.B. Arbeitsgruppe) versenden. Sitzungs-Dokumente können mit der Nachricht verknüpft und über einen personalisierten Download-Link direkt aus der Nachricht heruntergeladen werden. Nachrichten-Vorlagen und Platzhalter unterstützen dabei die Erfassung einer Nachricht. Alle Nachrichten sind über Postfächer einsehbar und werden archiviert.

 

Termin zu-/absagen über einen personalisierten Link

Eingeladene Personen haben die Möglichkeit auf eine Termin-Einladung zu reagieren, indem Sie Ihre Teilnahme am Termin bestätigen oder ablehnen. Alle Reaktionen werden im System gepeichert und sind jederzeit abrufbar. Dadurch ist der Initiator des Termins in der Lage, den Fortschritt zu kontrollieren und die Koordination bei der Festlegung von geeigneten Sitzungsterminen oder Gruppenterminplanungen wird unterstützt. Des weiteren lassen sich weitere Rückmeldeinformationen abfragen, bzw. ob ein Teilnehmer an einer Abendveranstaltung oder an einer Werksbesichtigung teilnehmen möchte.

Der personalisierte Link führt ohne weitere Anmeldungsschritte unmittelbar in eine Rückmeldemaske. Teilnehmer – insbesondere Gelegenheitsnutzer – geben einfach und unkompliziert ihre Rückmeldung.

 

Datei-Download über einen personalisierten Link

Eine Datei kann direkt über einen personalisierten Link aus einer E-Mail heraus heruntergeladen werden. Der Link führt immer zu der aktuellsten Datei - der Dateiaustausch ist im Fehlerfall möglich. Der Datei-Download von mehreren Dokumenten als ZIP-Datei ist ebenfalls möglich. Eine Download-Protokollierung macht alle Aktivitäten der Nutzer nachvollziehbar. So lassen sich zum Beispiel ein Protokoll zur Sitzung einfach und schnell an die entsprechenden Teilnehmer verteilen.

 

Anfordern von Termin-Präsentationen und Protokolle

 

Termin-Aufgaben inkl. Nachverfolgung, Erinnerung und Export

Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Hotels und Sponsoren, aber natürlich auch Sprecher, Sessions und Teilnehmer wollen organisiert und verwaltet sein, damit am Veranstaltungstag alles rund läuft. Und auch die Tagesordnung, Workshop-Beschreibung oder das Sitzungsprotokoll müssen erstellt, verteilt und abgelegt werden. Um all diese Aufgaben kümmert sich souverän das Aufgabenmodul von ProMeta. Passend zu jedem Termin lassen sich Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen anlegen. Automatische Erinnerungen erinnern an die Fälligkeit der Aufgabe. Zudem lassen sich der Termin sowie die Aufgaben in einem persönlichen Kalender exportieren oder als Web-Kalender abonnieren.