Erfolgsgeschichten

DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.

Koordinierung und Management von Forschungsprojekten und größeren Forschungsclustern

Branche:
Verein & Verband
Einsatzschwerpunkt:
Fördermittelverwaltung und Forschungsprojektverwaltung

Die DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V. unterstützt ihre Mitglieder und Forschungseinrichtungen bei der Beantragung von Forschungsprojekten bei der Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen e.V. (AiF). Die Fördermittel der unter dem Dach der AiF organisierten industriellen Gemeinschaftsforschung entstammen dem Etat des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). Darüber hinaus übernimmt die DECHEMA bei bewilligten Vorhaben die verwaltungstechnische Abwicklung mit dem Fördergeber. In diesem Zusammenhang fallen eine Reihe von administrativen Aufgaben in der Projekt- und Antragskoordination, der Kommunikation mit den Forschungsstellen und Projektleitern sowie mi den Fördermittelgebern an.

Die DECHEMA setzt ProMeta seit 2012 für die Administration von öffentlich geförderten Forschungsprojekten ein. Die Software ist explizit auf die Abläufe und Tätigkeiten zur Verwaltung von Forschungsprojekten zugeschnitten.

Bei der Einführung einer Lösung legte die DECHEMA viel Wert darauf, dass die Software die Mitarbeiter von Routinevorgängen entlastet und jederzeit auf einen aktuellen finanziellen und inhaltlichen Projektstand zu allen Vorhaben zugreifen können. Die projektbeteiligten Forschungs-und Kooperationspartner werden durch einen komfortablen Fernzugriff eingebunden. Zwischenberichte und Zahlenmäßige Nachweise können direkt über einen personalisierten Link eingestellt werden. Die Software übernimmt dabei die strukturierte Datei-Ablage im System, hinterlegt automatisch die korrekten Metadaten und informiert die entsprechenden Projektpartner und die Projekt-Verantwortlichen über den neu eingestellten Bericht. Die Projektdatenbank umfasst über 500 Vorhaben. Des Weiteren sollte die neue Lösung in die bereits eingesetzte ProMeta-Kooperationsplattform für die Gremienverwaltung eingebunden werden. Die DECHEMA setzt ProMeta als Gremienverwaltungssystem mit Sitzungsmanagement für rund 125 Gremien und 2.500Gremienbesetzungen ein. Des Weiteren werden regelmäßig Newsletter an über 6.700 Adressaten in 130 Verteilerlisten über das System versendet.

Die Fördermittelverwaltung der DECHEMA nutzt ProMeta für folgende Aufgaben

  • Projektcontrolling
  • Projektplanung
  • Fördermittelplanung
  • Verwaltung von Projektstammdaten und Ansprechpartner (vorhabenbezogene Forschungsstellen, Projektleiter, Sachbearbeiter, PA)
  • Verwaltung der Finanzierungspläne inkl. Versionierung
  • Erfassung und Verwaltung von Umstellungen (Mittel, Raten, Laufzeit)
  • Erfassung und Nachverfolgung von Mittelanforderungen und Mittelabrufen
  • Anfordern von Zwischen-, Schlussnachweisen und Antrag auf Ratenverschiebung inkl. Nachverfolgung und Mahnwesen
  • Online-Einreichung von Nachweisen und Berichten über einen einfachen Fernzugriff (Zugriff mittels personalisiertem Mail-Link)
  • Erstellen individueller Auswertungen und Berichte mit konfigurierbaren Vorlagen

Highlights im Detail - Kundenspezifische Implementierungen und Neuerungen

  • Einbindung der neuen Projektverwaltungs-Lösung in die bereits eingesetzte Gremienverwaltungs-Lösung, inhaltliche Trennung der Plattformen, Nutzung eines gemeinsamen Adressbuchs (ProMeta ist multi-mandanten-fähig).
  • Entwicklung eines softwarebasierten Unterstützungswerkzeugs für Forschungsvereinigungen, das explizit auf die Abläufe und Tätigkeiten zur Verwaltung von Forschungsprojekten zugeschnitten ist.
  • Projektcontrolling und Projektplanung von IGF-Vorhaben
  • Verwaltung von Projektstammdaten für die unterschiedlichen Phasen
  • Abbildung der Projekt-Ansprechpartner der vorhabenbezogenen Forschungsstellen (Projektleiter, kaufmännischer und wissenschaftlicher Sachbearbeiter)
  • Abbildung des Projektbegleitenden Ausschusses aus Vertretern der Wirtschaft
  • Abbildung von Einzelfinanzierungsplänen pro Projekt-Phase (Antrag, Bewilligung) inkl. Versionierung, Abbildung von Einzelansätzen wie Person, Geräte und Leistung Dritter, Finanzierung über die Jahre
  • Festlegung einer Sperre, Auszahlung der Sperre
  • Abbildung von vAWs (vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft) inkl. Erfassung von Mittelabrufen und Erfassung des zahlenmäßigen Nachweises
  • Erfassung der Koordinierungspauschale bei CORNET-Vorhaben inkl. Erfassung von Mittelabrufen und Erfassung des zahlenmäßigen Nachweises
  • Generieren von Gesamtfinanzierungsplänen (Summe aus allen Einzelfinanzierungsplänen) sowie Budgetplanungen
  • Erfassung und Verwaltung von Umstellungen (Mittel, Raten, Laufzeit)
  • Erfassung und Nachverfolgung von Mittelanforderungen und Mittelabrufen
  • Anfordern von Zwischen-, Schlussnachweisen und Antrag auf Ratenverschiebung inkl. Nachverfolgung und Mahnwesen
  • Online-Einreichung von Nachweisen und Berichten über einen einfachen Fernzugriff (Zugriff mittels personalisiertem Mail-Link)
  • Erstellen individueller Auswertungen und Berichte mit konfigurierbaren und individuellen Bericht-Vorlagen
  • Abbildung des Projektbegleitender Ausschusses

Profil

Die DECHEMA ist das kompetente Netzwerk für chemische Technik und Biotechnologie in Deutschland. Wir vertreten als gemeinnützige Fachgesellschaft diese Gebiete in Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Wir fördern den technisch-wissenschaftlichen Austausch von Fachleuten unterschiedlicher Disziplinen, Organisationen und Generationen und bündeln das Know-How von über 5.800 Einzel- und Fördermitgliedern.

Die Förderung der Forschung auf den Gebieten der chemischen Technik und der Biotechnologie einschließlich ihrer wissenschaftlichen Grundlagen und unter Einbeziehung des entsprechenden Maschinen- und Apparatewesens gehört zu den satzungsgemäßen Aufgaben der DECHEMA.

In ihrer Funktion als Forschungsvereinigung unterstützt die DECHEMA ihre Mitglieder/Forschungsstellen bei der Beantragung von Forschungsprojekten bei unterschiedlichen Fördergebern und übernimmt darüber hinaus bei bewilligten Vorhaben die verwaltungstechnische Abwicklung mit dem Fördergeber. In diesem Zusammenhang fallen eine Reihe von administrativen Aufgaben in der Projekt- und Antragskoordination, der Kommunikation mit Forschungsstellen und Fördergebern sowie der Projektverwaltung an.

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