Erfolgsgeschichten

ProcessNet - eine Initiative von DECHEMA und VDI-GVC

Vernetzung in der deutschen Plattform für Verfahrenstechnik, Chemieingenieurwesen und Technische Chemie

Branche:
Gemeinschaftsverbund
Einsatzschwerpunkt:
Gremienverwaltung mit Sitzungsmanagement

Mit ProMeta hat die Initiative ProcessNet die ideale Unterstützung für die Vernetzung Ihrer Mitglieder gefunden.

ProMeta bietet als Gremien- und Projektverwaltungsplattform einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten der Initiative. Die Mitglieder können über ProMeta an den jeweiligen Themen aktiv teilnehmen oder mitwirken, in den vorhandenen Ergebnissen recherchieren und zielgerichtet miteinander kommunizieren.

Die Initiative nutzt die Software ProMeta für folgende Aufgaben

  • Abbildung der Gremien & Beiräte und deren Mitglieder
  • Verwaltung von Verteilerlisten für Mailings
  • Organisation und Verwaltung von Sitzungen und Fachveranstaltungen
  • Zentrale Ablage und Verteilung von Dokumenten
  • Vernetzung der Mitglieder
  • Projektverwaltung
  • Aufgabenverwaltung
  • Auswertungen und Berichtswesen

Highlight im Detail: Sitzungen und Tagungen komfortabel mit ProMeta planen

Die Geschäftsstelle ProcessNet mit etwa 5.000 Mitgliedern bereitet im Jahr über 200 Gremien-Sitzungen vor. Die Sitzungen sind sowohl eintägig wie auch mehrtägig. Auch gemeinsame Gremien-Sitzungen werden durchgeführt. Größte Veranstaltung ist die alle zwei Jahre stattfindende ProcessNet-Jahrestagung mit weit über 1.000 Teilnehmern.

Ausgangslage

Neben der Gremiensitzung findet am Vorabend ein gemeinsames Abendessen statt.

Abwicklung in ProMeta

  • Aus Standardtextbausteinen wird – je nach Zugehörigkeit zu Gremien und Arbeitsgruppen – für jedes Mitglied ein individuelles Einladungsschreiben erstellt und per E-Mail versandt
  • Über einen Link in der E-Mail kommt jeder Empfänger mit einem Mausklick zu seiner Rückmeldeseite in ProMeta und kann hier mit je einem "klick":
  • Sitzungstermine zu- oder absagen,
  • Übernachtungswünsche angeben,
  • Abendessen an- oder abwählen, ggf. ein vegetarisches Menü bestellen,
  • eingestellte Sitzungsunterlagen herunterladen.
  • Die Geschäftsstelle erhält jederzeit auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick über den Rückmeldestand, auf Wunsch kann ein Bericht erstellt und ggf. exportiert werden (z.B. eine Teilnehmerliste für Unterschriften).
  • Bei Anmeldung erhält das Mitglied eine Bestätigungsmail mit einem individuellen Link auf seine Sitzungsdokumente und Unterlagen.
  • Mitglieder, deren Rückmeldung zu einem festgelegten Stichtag offen ist, werden mit einer Erinnerungsmail angeschrieben.
  • Nach der Sitzung werden auf gleichem Weg Protokolle und Unterlagen zum Download bereitgestellt – auf Wunsch für alle Gruppenmitglieder, nur für die Sitzungsteilnehmer oder für individuell zusammengestellte Verteilerlisten.
  • Von den Referenten werden über einen assistentengeführten Dialog die Präsentationen angefordert. Über einen personalisierten Link laden die Referenten die entsprechenden Dokumente direkt in ProMeta hoch. Die Vorbelegung der Meta-Daten und die Verknüpfung mit dem Termin übernimmt ProMeta automatisch.
  • Für die Planung und Durchführung der Sitzungen werden beim Anlegen des Termins in ProMeta Aufgaben angelegt, die die Geschäftsstelle u.a. an den Versand der Einladungen und Erinnerungen, Bestellung von Raum und Essen, Druck der Teilnehmerlisten und Versand der Protokolle erinnert.
  • Der Termin und die dazugehörigen Aufgaben werden in einem übergeordneten Outlook-Kalender angezeigt.

Profil

ProcessNet - eine Initiative von DECHEMA und VDI-GVC

ProcessNet ist die deutsche Plattform für Verfahrenstechnik, Chemieingenieurwesen und Technische Chemie. Ziel ist es, aktuelle Fragestellungen zu diskutieren, wissenschaftliche Trends zu identifizieren und Fachleuten aus der gesamten Verfahrenstechnik und chemischen Technik eine fachliche Heimat zu bieten. Die fachliche Arbeit von ProcessNet erfolgt in Fachgruppen, Arbeitsausschüssen und temporären Arbeitskreisen, die Fachgemeinschaften zugeordnet sind. In den Gremien und Beiräten von ProcessNet sind über 5.000 Mitglieder aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung organisiert. Sie treffen sich regelmäßig zum fachlichen Austausch und organisieren zahlreiche Veranstaltungen zum fach- und branchenübergreifenden Informationsaustausch. Größte Veranstaltung ist die alle zwei Jahre stattfindende ProcessNet-Jahrestagung mit weit über 1.000 Teilnehmern.

DECHEMA

Die DECHEMA ist das kompetente Netzwerk für chemische Technik und Biotechnologie in Deutschland. Sie vertritt als gemeinnützige Fachgesellschaft diese Gebiete in Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Sie fördert den technisch-wissenschaftlichen Austausch von Fachleuten unterschiedlicher Disziplinen, Organisationen und Generationen und bündelt das Know-How von über 5.800 Einzel- und Fördermitgliedern. Dank der thematischen Vielfalt der Fachgremien, Veranstaltungen und Projekte agiert und kooperiert die Gesellschaft mit weit über ihrer Fachgrenzen hinaus. In ihrem Netzwerk werden Zukunftstrends in Forschung und Technik identifiziert, fachgerecht diskutiert und zeitnah in Handlungsempfehlungen umgesetzt.

VDI-GVC

Die VDI-GVC ist mit ca. 15.000 zugeordneten Mitgliedern aus Wissenschaft und Wirtschaft eine der größten der 12 Fachgesellschaften im VDI Verein Deutscher Ingenieure. Die Fachgesellschaft betreut die auf dem Gebiet der Verfahrenstechnik und des Chemieingenieurwesens tätigen Ingenieure und Ingenieurinnen in fachlicher und berufsständischer Hinsicht und den Ingenieurnachwuchs an den Hochschulen. Die VDI-GVC mit ihren drei Fachbereichen „Verfahrenstechnische Prozesse, Verfahrenstechnische Anlagen und Betrieb verfahrenstechnischer Anlagen“ bietet optimale Möglichkeiten, um den interdisziplinären Austausch zu fördern und das vorhandene Wissen auf verfahrenstechnischem Gebiet synergetisch zu nutzen. Dazu gehören auch die Veröffentlichung von VDI-Richtlinien sowie Fortbildungs- und Netzwerk-Angebote für VDI-Mitglieder. Die VDI-GVC hat an den großen Chemiezentren VDI-Regionalgruppen etabliert, die den Betriebsingenieuren der (petro)chemischen und pharmazeutischen Industrie als Garanten für einen reibungslosen Anlagenbetrieb ein Netzwerk und eine fachliche Heimat bieten.20 Arbeitskreise „Verfahrenstechnik und Chemieingenieurwesen“ leisten in den VDI-Bezirksvereinen einen wichtigen Beitrag, die Interessen der Ingenieure der chemischen Verfahrenstechnik vor Ort zu vertreten.

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