Wenn Ihre Prozesse komplex sind, brauchen Sie Klarheit, Struktur und ein verlässliches digitales System.
Wir unterstützen Organisationen dabei, anspruchsvolle Verfahren fachlich sauber einzuordnen undmit dem Fachsystem ProMeta stabil, nachvollziehbar und steuerbar abzubilden.
Für komplexe Verfahren in:Fördermittelmanagement · Projektträgerschaften · Gremienarbeit · Sitzungsmanagement ·Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
24+ Jahre Verfahrensexpertise · persönliche fachliche Beratung · Entwicklung in Deutschland
15–30 Minuten zur Einschätzung Ihres Verfahrens und möglicher Einsatzoptionen. Unverbindlich.
Warum infotraX?
Drei Gründe, warum komplexe Verfahren mit infotraX zuverlässig funktionieren
Auf dieser Grundlage wird ProMeta in unterschiedlichen Verfahrenskontexten eingesetzt.
Fachliche Einordnung statt Tool‑Workflows
Wir strukturieren Rollen, Entscheidungen und Nachweise fachlich korrekt – statt sie in technischen Standardabläufen zu verstecken.
Eine klare, zentrale Struktur statt Insellösungen
Alle Unterlagen, Beschlüsse und Nachweise liegen an einem Ort. Keine Medienbrüche, keine Doppelablagen, keine Abstimmungsschleifen.
Stabiler Betrieb für sensible und regelgebundene Verfahren
Deutsches Hosting, kontrollierte Berechtigungen und robuste Prozessketten sorgen für nachweisbare Verlässlichkeit – auch bei hohen Anforderungen.
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern
Unsere Lösungen für unterschiedliche Verfahren
Nicht jedes Verfahren ist gleich. Unterschiedliche Regeln, Strukturen und Anforderungen erfordern spezialisierte Fachsysteme.
ProMeta unterstützt deshalb verschiedene Verfahrensarten – jeweils mit der passenden fachlichen Struktur.
Welcher Anwendungsbereich passt zu Ihrem Verfahren?
Anwendungsbereich:Gremienverwaltung & Sitzungsmangement
Wenn Gremienarbeit und Sitzungsprozesse klar strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Gremienverwaltung
Für Verbände, Organisationen und Einrichtungen mit komplexen Gremienstrukturen.
Mitglieder, Mandate, Sitzungen und Beschlüsse werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Sitzungsmangement
Für Aufsichtsräte, Beiräte, Vorstände und Leitungsgremien.
Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Anwendungsbereich:Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
Wenn Förderverfahren mit Fristen, Nachweisen und Entscheidungen verlässlich geführt werden müssen.
Fördermittelmanagement
Für Organisationen mit mehrstufigen Auswahl-, Prüf- und Bewilligungsverfahren.
Ausschreibungen, Anträge, Begutachtungen, Entscheidungen und Nachweise werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fördermittelmanagement
Für Forschungsvereinigungen und Verbände, die Förderprojekte umsetzen.
Fristen, Unterlagen, Mittelabrufe und Nachweise werden strukturiert geführt, klar zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert.
Drittmittelmanagement
Für Hochschulen, Institute und Forschungseinrichtungen mit komplexen Berichtspflichten.
Projektumsetzung, Finanzplanung, Nachweise und Berichte werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Anwendungsbereich:Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsmanagement
Wenn Beteiligungen, Mandate und Zuständigkeiten strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
Für Konzerne, Kommunen und gesellschaftsnahe Organisationen.
Mandate, Beteiligungen, Unterlagen und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Wie infotraX Ihr Verfahren fachlich einordnet, bevor ProMeta eingesetzt wird
Komplexe Förder‑ und Gremienverfahren funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise in einer klaren Verfahrenslogik zusammengeführt werden.
1. Verfahren fachlich einordnen
Wir analysieren Abläufe, Rollen, Verantwortlichkeiten und Nachweisbezüge – bevor über Konfiguration oder Funktionen gesprochen wird. So entsteht eine klare Verfahrenslogik, die als Grundlage für eine tragfähige digitale Abbildung dient.
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser fachlichen Basis wird Ihr Verfahren in ProMeta so umgesetzt, dass Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert, Unterlagen sauber verknüpft und Verantwortlichkeiten eindeutig geführt werden.
Ergebnis
Es entsteht keine Standard‑Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem, das Ihrem realen Verfahren entspricht: klare Strukturen, saubere Dokumentation, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein stabiler Betrieb – passend für sensible, regelgebundene Verfahren.
Fallstudien
Erfahrungen aus der Praxis
Beispiele aus unterschiedlichen Verfahrenskontexten zeigen, wie ProMeta in der Praxis eingesetzt wird.
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Wissenschaftlich-technische Bundesbehörde
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den Akkreditierungsbeirat (AKB) und seine Fachbeiräte
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind:Gremienmanagement
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
Ansprechpartnerin
Ihre persönliche Ansprechpartnerin für die fachliche Einordnung Ihres Verfahrens
Stephanie Sarach‑Reuber unterstützt Organisationen dabei, komplexe Verfahren fachlich sauber einzuordnen, strukturiert weiterzuentwickeln und auf eine tragfähige digitale Umsetzung vorzubereiten.
Im Fokus stehen Ihre realen Anforderungen – und eine Struktur, die im Arbeitsalltag verlässlich funktioniert.
Mit langjähriger Erfahrung in Gremienverwaltung, Fördermittelmanagement und Softwareentwicklung verbindet sie fachliche Verfahrenslogik mit technischer Umsetzungskompetenz.
So entstehen Lösungen, die Verfahren nicht nur digitalisieren, sondern nachvollziehbar, praxistauglich und dauerhaft belastbar machen.
Arbeitsweise
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir führen Ihr Verfahren von der fachlichen Einordnung bis zum produktiven Betrieb –mit klaren Schritten, sauberer Dokumentation und persönlicher Begleitung.
Partnerschaftlich
Wir klären Ziele, Rollen und Entscheidungspfade gemeinsam. So entsteht eine Lösung, die zu Ihrem Verfahren passt.
Strukturiert
Wir arbeiten in klaren Etappen: Einordnung, Modell, Umsetzung, Abnahme. Jede Entscheidung und Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert.
Verlässlich
Auch nach dem Go‑live bleiben wir ansprechbar und verbindlich. Support, Beratung und Weiterentwicklung haben klare Zuständigkeiten.
Praxisnah
Wir prüfen die Umsetzung am Alltag: Fristen, Ausnahmen, Nachweise, Gremienlogik. Ihr Feedback fließt gezielt ein, damit es im Betrieb trägt.
Auf Wunsch definieren wir Betrieb, Verantwortlichkeiten und Weiterentwicklung passend zu Ihren Strukturen.
Gespräch vereinbaren
Lassen Sie uns über Ihr Verfahren sprechen
In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihren aktuellen Verfahrensstand und zeigen auf, wie komplexe Abläufe transparenter, steuerbarer und prüfbarer werden können.
Sie erhalten eine erste fachliche Einordnung, konkrete Verbesserungspotenziale und eine Einschätzung, ob und wie ProMeta Ihren Prozess wirksam unterstützt.
- Erste fachliche Bewertung Ihrer aktuellen Herausforderungen
- Orientierung zu Lösungswegen
- Konkrete Abbildungsidee
- Einschätzung zu Aufwand, Risiken und Passfähigkeit
Ihre Ansprechperson für die fachliche EinordnungStephanie Sarach-Reuber
Keine Vorbereitung nötig – 20–30 Minuten – kostenlos & unverbindlich.
Unser Engagement: DRIVE‑Projekt
Im Forschungsprojekt DRIVE verantworten wir die Realisierung einer webbasierten Datentreuhänder‑Plattform. Sie ermöglicht den sicheren Austausch, die strukturierte Kuration und die regelgebundene Nutzung sensibler Forschungs‑ und Züchtungsdaten.
Die Plattform wird dafür technisch neu aufgebaut und für den nachhaltigen Betrieb ausgelegt. So entsteht eine belastbare Grundlage für langfristige Nutzung und Zusammenarbeit im Datenökosystem der Pflanzenzüchtung.
Presse & Veröffentlichungen
infotraX in der Fachpresse & den Medien
Externe Veröffentlichungen & Projektbeiträge
Bioökonomie.de: Die digitale Transformation der Weizenzüchtung
Externer Projektbeitrag zum Verbundprojekt DRIVE mit Nennung von infotraX als Projektpartner und Einordnung der Plattform als sichere, strukturierte Arbeitsgrundlage für sensible Züchtungsdaten.