infotraX ordnet ein · ProMeta setzt um
Vom Verfahren zum tragfähigen Fachsystem
infotraX ordnet Ihr Verfahren fachlich ein, ProMeta bildet es tragfähig ab – für ein Fachsystem, das Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert und Prozesse verlässlich führt.
Für komplexe Förder-, Gremien- und Entscheidungsverfahren, die mehr benötigen als ein Standard-Setup.
Seit über 10 Jahren begleiten wir Organisationen dabei, komplexe Verfahren nachvollziehbar und belastbar zu führen.
15–30 Minuten zur Einordnung Ihres Verfahrens und passender Einsatzmöglichkeiten. Unverbindlich.
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Wie infotraX Ihr Verfahren fachlich einordnet, bevor ProMeta eingesetzt wird
Komplexe Förder- und Gremienverfahren funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise in einer klaren Verfahrenslogik zusammengeführt werden.
1. Fachlich einordnen Wir ordnen Ihr Verfahren fachlich ein, klären Abläufe, Verantwortlichkeiten und Nachweisbezüge – bevor überhaupt über Konfiguration oder Funktionen gesprochen wird.
2. Mit ProMeta abbildenAuf dieser Grundlage wird Ihr Verfahren mit ProMeta so abgebildet, dass Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert, Unterlagen und Nachweise sauber verknüpft und Verantwortlichkeiten eindeutig geführt werden.
ErgebnisEs entsteht keine reine Softwareeinführung mit einem Standard-Setup, sondern ein tragfähiges Fachsystem, das Ihrem realen Verfahren entspricht.
Kernprinzipien
Drei Grundlagen, mit denen wir Verfahrentragfähig abbilden
Verfahrenslogik statt Tool-Workflows
Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise werden fachlich sauber strukturiert – nicht in generischen Abläufen versteckt.
Einheitliche Strukturen statt Insellösungen
Unterlagen, Beschlüsse und Nachweise kommen zentral zusammen. Das schafft Klarheit und reduziert Abstimmungsaufwand.
Sicherer und verantwortungsvoller Betrieb
Hosting in Deutschland, klare Berechtigungen und stabile Prozesse – passend für sensible Entscheidungs- und Förderkontexte.
Auf dieser Grundlage lässt sich ProMeta in unterschiedlichen Verfahrenskontexten passgenau einsetzen.
Anwendungsfelder im Überblick
Welcher Anwendungsbereich passt zu Ihrem Verfahren?
Nicht jedes Verfahren ist gleich. Deshalb unterstützt ProMeta unterschiedliche Entscheidungs-, Gremien- und Förderprozesse mit fachlich passenden Strukturen, die auch bereichsübergreifend genutzt werden können.
Unsere Lösungen für unterschiedliche Verfahren
Wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Aufgabe passt.
Anwendungsbereich:Gremienverwaltung & Sitzungsmangement
Wenn Gremienarbeit und Sitzungsprozesse klar strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Gremienverwaltung
Für Verbände, Organisationen und Einrichtungen mit komplexen Gremienstrukturen.
Mitglieder, Mandate, Sitzungen und Beschlüsse werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Sitzungsmangement
Für Aufsichtsräte, Beiräte, Vorstände und Leitungsgremien.
Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Anwendungsbereich:Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
Wenn Förderverfahren mit Fristen, Nachweisen und Entscheidungen verlässlich geführt werden müssen.
Fördermittelmanagement
Für Organisationen mit mehrstufigen Auswahl-, Prüf- und Bewilligungsverfahren.
Ausschreibungen, Anträge, Begutachtungen, Entscheidungen und Nachweise werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fördermittelmanagement
Für Forschungsvereinigungen und Verbände, die Förderprojekte umsetzen.
Fristen, Unterlagen, Mittelabrufe und Nachweise werden strukturiert geführt, klar zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert.
Drittmittelmanagement
Für Hochschulen, Institute und Forschungseinrichtungen mit komplexen Berichtspflichten.
Projektumsetzung, Finanzplanung, Nachweise und Berichte werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Anwendungsbereich:Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsmanagement
Wenn Beteiligungen, Mandate und Zuständigkeiten strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
Für Konzerne, Kommunen und gesellschaftsnahe Organisationen.
Mandate, Beteiligungen, Unterlagen und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta an komplexen Verfahren arbeiten.
Wirkung für Ihre Organisation
Warum Organisationen mit ProMeta arbeiten
ProMeta schafft Klarheit, Sicherheit und Einheitlichkeit – und unterstützt Organisationen dabei, komplexe Verfahren zuverlässig zu steuern.
Geführte Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Schritte stellen sicher, dass komplexe Verfahren zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden.
Unterlagen, Informationen und Bewertungen stehen zentral bereit. Dadurch entfallen Mehrfachablagen, Rückfragen und Medienbrüche im gesamten Verfahren.
Rollenmodelle steuern, wer welche Schritte ausführt und welche Informationen benötigt werden. Das verhindert Unklarheiten und sorgt für transparente Zuständigkeiten.
Alle Beteiligten arbeiten mit derselben fachlichen Logik, sodass Bewertungen, Ergebnisse und Beschlüsse konsistent und nachvollziehbar bleiben.
Begründungen, Bewertungen und Nachweise werden vollständig dokumentiert. Entscheidungen bleiben dauerhaft prüfbar – intern wie extern.
DSGVO‑konformes Hosting, klare Berechtigungsstrukturen und stabile Betriebsprozesse gewährleisten eine sichere Nutzung – besonders für sensible Verfahren.
Fallstudien
Erfahrungen aus der Praxis
Beispiele aus unterschiedlichen Verfahrenskontexten zeigen, wie ProMeta in der Praxis eingesetzt wird.
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Wissenschaftlich-technische Bundesbehörde
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den Akkreditierungsbeirat (AKB) und seine Fachbeiräte
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind:Gremienmanagement
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
Ansprechpartnerin
Ihre persönliche Ansprechpartnerin für ProMeta
Stephanie Sarach-Reuber begleitet Organisationen dabei, komplexe Verfahren fachlich einzuordnen, strukturiert weiterzuentwickeln und digital tragfähig abzubilden. Im Mittelpunkt stehen dabei immer die Anforderungen des Kunden, die Logik des Verfahrens und eine Lösung, die im Arbeitsalltag verlässlich funktioniert.
Mit ihrer langjährigen Erfahrung in Gremienverwaltung, Fördermittelmanagement und Softwareentwicklung verbindet sie fachliches Verständnis mit technischer Umsetzungskompetenz. So entstehen Lösungen, die Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern nachvollziehbar, praxistauglich und dauerhaft belastbar unterstützen.
Arbeitsweise
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir begleiten Sie von der fachlichen Einordnung bis zum produktiven Einsatz – strukturiert, persönlich und mit Blick auf tragfähige Verfahren.
Partnerschaftlich
Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen und entwickeln Lösungen, die zu Ihren Verfahren, Rollen und Anforderungen passen.
Strukturiert
Von der Einordnung bis zur Einführung begleiten wir Sie nachvollziehbar, abgestimmt und Schritt für Schritt.
Verlässlich
Auch nach dem Start stehen wir Ihnen mit Support, Beratung und persönlicher Betreuung zur Seite.
Praxisnah
Ihr Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung ein – für Lösungen, die im Arbeitsalltag wirklich tragen.
Gespräch vereinbaren
Lassen Sie uns über Ihr Verfahren sprechen
In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihren aktuellen Verfahrensstand und zeigen auf, wie komplexe Abläufe transparenter, steuerbarer und revisionssicher werden können.
Sie erhalten eine erste fachliche Einordnung, konkrete Verbesserungspotenziale und eine Einschätzung, ob und wie ProMeta Ihren Prozess wirksam unterstützt.
- Erste fachliche Bewertung Ihrer aktuellen Herausforderungen
- Orientierung zu Lösungswegen, Dokumentationsanforderungen und Transparenz
- Einschätzung zu Aufwand, Risiken und Passfähigkeit
- Klare nächste Schritte für Ihr spezifisches Verfahren
Ihre Ansprechperson für ProMetaStephanie Sarach-Reuber
Keine Vorbereitung nötig – 20–30 Minuten – kostenlos & unverbindlich.
Presse & Veröffentlichungen
infotraX in der Fachpresse & den Medien
Externe Veröffentlichungen & Projektbeiträge
Bioökonomie.de: Die digitale Transformation der Weizenzüchtung
Externer Projektbeitrag zum Verbundprojekt DRIVE mit Nennung von infotraX als Projektpartner und Einordnung der Plattform als sichere, strukturierte Arbeitsgrundlage für sensible Züchtungsdaten.