Mit ProMeta tauschen Sie Dokumente über eine digitale Plattform aus

Vor der Freigabe von Dokumenten an einen erweiterten Personenkreis können sie die Dokumenten einen Freigabe-Prozess durchlaufen lassen.

ProMeta verfügt über Versionierungsmechanismen. Als Versionierung wird die Archivierung alternativer Dateiversionen bezeichnet. Dabei wird die Verwaltung von verschiedenen Versionen einer Datei unterstützt, um insbesondere die Zusammenarbeit von mehreren Personen an einer Datei zu erleichtern. Bei einer Datei in der Versionsverwaltung wird ihr Inhalt bei Änderungen bzw. Aktualisierung nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die die aktuelle Fassung darstellt.
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Durch die automatische Versionsverwaltung sind die Autoren nicht mehr gezwungen, viele administrative Routinearbeiten zusätzlich zu erledigen, um die verschiedenen Fassungen der Datei in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten. Sinn und Zweck ist es, dem Benutzer die Möglichkeit anzubieten, vorherige Versionsstände wiederherzustellen und Änderungen zurückzunehmen.

Insbesondere für das gezielte Auffinden der (auf den Servern abgelegten) Dokumente ist es erforderlich, die Dokumente zu klassifizieren und mit spezifischen Meta-Eigenschaften zu versehen. ProMeta erlaubt eine flexible Klassifizierung aller Dokumente. Dokumente werden dabei einem Meta-Dokumenten-Typ zugeordnet und über spezifische Meta-Eigenschaften textuell beschrieben.

Über einen Meta-Dokument-Typ wird festgelegt, um was für ein Dokument es sich bei der Datei handelt. Dies kann beispielsweise ein Protokoll, eine Skizze, ein Auftrag, eine Rechnung, ein Bericht sein. Des Weiteren legt der Meta-Dokument-Typ fest, wie die Datei benannt wird, wo sie gespeichert wird und welche Personengruppen welche Rechte (Lesen, Bearbeiten, Ersetzen, Löschen etc.) bezüglich der Datei haben.

Meta-Eigenschaften wie bspw. Autor, Datum, Titel, Schlagwörter beschreiben das physikalische Dokument. Diese können für jeden Dokumenten-Meta-Typ spezifisch hinterlegt werden.

Unter Metadaten eines Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem werden alle begleitenden Informationen verstanden, die in der Datenbank des DMS dazu abgelegt werden.
Dies könnte Erstellungsdatum, Thema, Autor/Erfasser, Projekt-Nr., Sitzungsdatum, Gremium-Kürzel, Vorgangsnummer sein.

Metadaten müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokumentes vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden. Manche sind Pflichteingaben, andere optional.

Die Pflege der Metadaten wird in der ProMeta-Software durch kontextbasiertes Einstellen der Dokumente minimiert. Beim Einstellen eines Dokuments z.B. aus einem Projekt sind beispielsweise alle projektbezogenen Daten vorbelegt. Für jeden Meta-Dokument-Typ können spezifische Metadaten hinterlegt werden. Die Erweiterung der Meta-Daten ist jederzeit ohne Programmieraufwand möglich. Schlagworte können zur Optimierung der Suche ergänzt werden.

Metadaten dienen oft nicht nur der Information, sondern der gezielten Suche und des Filterns von Suchergebnissen. Auf Basis von Metadaten können beispielsweise dokumentenbezogene Geschäftsprozesse gelenkt werden.

ProMeta protokolliert jeden Zugriff auf eine Datei in einer Download-Historie. Die liefert somit einen umfassenden Überblick, wer wann welche Version eines Dokumentes geöffnet bzw. heruntergeladen hat.

Dateien können direkt über einen personalisierten Link aus einer E-Mail heraus heruntergeladen werden. Der Link führt immer zu der aktuellsten Datei; der Dateiaustausch ist im Fehlerfall möglich. Der Datei-Download von mehreren Dokumenten ist als ZIP-Datei möglich. Eine Download-Protokollierung macht alle Aktivitäten der Nutzer nachvollziehbar.

Gelegenheitsnutzer lassen sich über den Fernzugriff einfach in strukturierte Abläufe/Workflows einbinden. Berichtspflichten lassen sich als Vorgänge anlegen, mit Erinnerungen versehen und über den Download von Formularen sowie das Einstellen von Dokumenten und weiteren Eingaben transparent über das System steuern. ProMeta unterstützt Sie beim pünktlichen Erstellen und Nachverfolgen von Berichten und dem zentralen Sammeln der verteilt bereitgestellten Informationen.

ProMeta ermöglicht die Volltext-Suche im kompletten Dokumentenbestand. Zusätzlich ist eine gezielte Suche von Dokumenten über den Meta-Dokument-Typ, die Meta-Daten und ggf. über Schlagworte möglich. Über die erweiterten Suchoptionen lässt sich das Suchergebnis jederzeit weiter verfeinern. Komplexe Suchabfragen sind möglich (z.B. alle Protokolle mit dem Stichwort „Feinstäube“, die im Jahr 2017 erstellt wurden). Regelmäßig durchgeführte Suchabfragen können für die Wiederverwendung als Suchauftrag gespeichert werden.