Laufen Ihre Sitzungen und Beschlüsse noch über E‑Mail, Ablagen, Excel und persönliche Notlösungen?
Ihre Gremienarbeit – endlich strukturiert statt verstreut
Klare Abläufe. Sichtbarer Status. Nachvollziehbare Entscheidungen.
Für Verbände, Kammern und Organisationen mit intensiver, regelgebundener Gremienarbeit.
Mit ProMeta, Ihrem Fachsystem für Gremienarbeit, werden Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse in einem klaren Verfahren gebündelt – mit definierten Zuständigkeiten, sichtbaren Fristen und belastbarer Beschlusslage. Damit Handlungsfähigkeit nicht daran scheitert, wer gerade im Büro ist.
- Gremien & Mandate klar geführt – Mitglieder, Rollen, Amtszeiten und Vertretungen zentral und aktuell im Fachsystem
- Sitzungen durchgängig vorbereitet – Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle folgen einem klar geführten Ablauf
- Passende Zugriffsrechte je Rolle – alle arbeiten im selben System, sehen aber nur das Relevante
- Beschlüsse dauerhaft dokumentiert – Entscheidungen, Aufgaben und Fristen im Fachsystem dokumentiert und wiederauffindbar
24+ Jahre Expertise in Gremienverfahren · spezialisiert auf Fachsysteme für Gremien- und Sitzungsmanagement · ProMeta in Deutschland entwickelt und betrieben
30 Minuten · fachliche Einordnung · keine VerpflichtungSie bringen ein typisches Gremium oder einen Sitzungsablauf mit. Wir zeigen, wie diese Gremienarbeit in ProMeta als Fachsystem geführt werden kann – ohne Verpflichtung.
Organisationen, die mit infotraX und dem Fachsystem ProMeta komplexe Verfahren steuern
ProMeta macht unsere Sitzungsorganisation deutlich leichter.
ProMeta wurde als Lösung für unser Gremien- und Sitzungsmanagement ausgewählt und hat sich im Alltag bewährt. Das Fachsystem wird kontinuierlich weiterentwickelt und bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Sitzungsorganisation und -vorbereitung. Besonders überzeugen mich die einfache Bedienung und der schnelle, zuverlässige Support.
Sabine Urbanczyk
DECHEMA e. V., Gremienverantwortliche
Seit vielen Jahren setzen wir ProMeta als Gremien- und Projektplattform für die GFPi ein und entwickeln es gemeinsam mit infotraX bedarfsgerecht weiter.
Die flexible Datenbankstruktur bildet auch komplexe Abläufe präzise ab – von Sitzungen bis hin zu Patenten und Projekten. So ist unsere Gremienarbeit heute gut organisiert, effizient und deutlich transparenter.
Dr. Annette Kampa
GFPi e. V., Projektleiterin & Referentin
ProMeta überzeugt uns durch seine Funktionen und die sichere Vernetzung unserer Mitglieder und Forschungseinrichtungen.
Wir sind sehr zufrieden mit der Gremienverwaltung ProMeta. Mit ProMeta haben wir eine Möglichkeit gefunden, unsere Mitglieder und Forschungseinrichtungen datenschutzkonform und sicher zu vernetzen; die zur Verfügung gestellten Funktionen überzeugen uns im Alltag.
Roland Grolik
DFO e. V., Geschäftsführer
Praxisbedarf
Gute Gremienarbeit in der Praxis – dafür braucht es mehr als E‑Mails und Dateien
Nicht noch ein weiteres Tool oder Excel-Liste – sondern eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Ihre Gremienarbeit.
Viele Organisationen steuern Gremienarbeit über Outlook, Dateien und Excel-Listen. Das funktioniert – bis Abstimmungen aufwendig werden, Wissen an Einzelpersonen hängt oder Vertretungen den Überblick verlieren. Dann braucht es klare Rollen, nachvollziehbare Abläufe und belastbare Dokumentation.
Durchgängiger Ablauf – statt Tool-Sammlung
Ein geführter Prozess von Einladung bis Beschluss in einem Fachsystem – statt verteilter Organisation über Mails, Dateien, Listen und zusätzliche Tools.
Klare Rollen & Rechte – statt unscharfer Zugriffe
Geschäftsstelle, Gremienmitglieder, Vorsitz und Assistenzen arbeiten mit passenden Sichten und Rechten – statt dass wichtige Informationen an Einzelpersonen hängen.
Belastbare Dokumentation – statt späterer Rekonstruktion
Unterlagen, Versionen und Beschlüsse sind im Fachsystem fachlich verknüpft – statt mühsam aus Protokollen, Anhängen und E‑Mails zusammengesucht.
So sieht Ihre Gremienarbeit aus, wenn ein Fachsystem den Ablauf trägt – statt die Geschäftsstelle.
Die Grafik zeigt den Ablauf Ihrer Gremienarbeit, wenn ein Fachsystem die Schritte trägt – von Sitzungen und Mandaten bis zu Beschlussfassung und Historie.
Vorbereitung, Teilnahme, Vertretung – das sind dabei die drei Stellen, an denen heute der meiste Aufwand entsteht. Und genau dort setzt das Fachsystem ProMeta an.
Sitzungen strukturiert vorbereiten – statt Einladungen, Unterlagen und Versionen manuell zusammenzuhalten
HeuteEinladungen, Tagesordnung und Unterlagen entstehen in Word, E‑Mails und Excel-Listen. Änderungen kurz vor der Sitzung müssen manuell in Verteiler, Dateien und Sitzungsmappen eingepflegt werden.
Mit ProMetaDie Vorbereitung läuft zentral im Fachsystem – Einladungen, Unterlagen und Erinnerungen werden direkt aus ProMeta erzeugt und verteilt. Kurzfristige Änderungen greifen sofort überall.
ErgebnisSie haben weniger Nacharbeit und weniger Fehlerquellen – Termine, Unterlagen und Fristen bleiben auch bei kurzfristigen Änderungen im Griff.
Teilnahme & Stellvertreter steuern – statt Zu- und Absagen, Vertretungen und Teilnahmeformen über E‑Mails und Listen nachzupflegen
HeuteZu- und Absagen, Online-/Präsenzteilnahme und Vertretungen kommen per E‑Mail oder Telefon. Der Status wird in separaten Listen gepflegt; oft ist unklar, wer tatsächlich teilnimmt und stimmberechtigt ist.
Mit ProMetaTeilnahme, Teilnahmeform (Präsenz / online) und Vertretung werden direkt im Fachsystem erfasst. Teilnehmerlisten, Stimmrechte und Quoren greifen auf diese Daten zurück.
ErgebnisSie sehen jederzeit, wer wie teilnimmt, welche Vertretungen aktiv sind und ob Beschlussfähigkeit vorliegt – ohne manuelle Abgleiche.
Vertretungen & neue Mitglieder einbinden – statt Protokolle und Unterlagen jedes Mal neu zusammensuchen zu müssen
HeuteFällt eine Person aus oder kommt neu ins Gremium, müssen Protokolle, Unterlagen und Beschlüsse mühsam zusammengesucht und verschickt werden. Viele Informationen stecken in Köpfen oder verteilten Ordnern.
Mit ProMetaAlle Sitzungen, Protokolle/ Niederschriften und Beschlüsse sind im Fachsystem historisiert. Vertretungen und neue Mitglieder können vergangene Vorgänge selbst einsehen – entsprechend ihrer Rolle und ihres Gremiums.
ErgebnisVertretungen steigen schneller ein, neue Mitglieder werden schneller arbeitsfähig – ohne individuelle „Wissenspakete" der Geschäftsstelle.
Das verbessert sich für Ihre Geschäftsstelle und Gremienmitglieder
Für die Geschäftsstelle
Sie koordinieren Einladungen, Unterlagen und Rückmeldungen zentral – statt Abläufe über Einzelmails und Listen zusammenzuhalten.
- Klare Zuständigkeiten statt Zuruf-Organisation – Sie sehen eindeutig, wer vorbereitet, freigibt und nachhält – nichts bleibt „ungeklärt“ liegen.
- Aktueller Stand auf einen Blick – Sie finden Unterlagen und Versionen zentral im Fachsystem, statt sie in E‑Mails und Ordnern zusammensuchen zu müssen.
- Weniger manuelle Koordination – Einladungen, Erinnerungen und Unterlagenversand laufen systemgestützt, nicht mehr per Einzelliste und Handarbeit.
- Stabil auch bei Vertretung & Wechsel – Abläufe hängen nicht an Einzelpersonen; Einarbeitung und Vertretung werden deutlich einfacher.
Für Gremienmitglieder und Vertretungen
Sie sehen sofort, was für Ihre Sitzung relevant ist – statt Dateien, Anhänge und „letzte Versionen“ zu durchsuchen.
- Unterlagen dort, wo sie hingehören – Pro Sitzung sind Tagesordnung, Vorlagen und Anlagen vollständig und aktuell gebündelt; Sie müssen nichts zusammensuchen.
- Schnell orientiert – auch beim Einstieg – Sie können frühere Beschlüsse, Protokolle und Hintergründe im Kontext nachvollziehen, statt sich mühsam einarbeiten zu müssen.
- Weniger E‑Mail‑Chaos – Informationen kommen strukturiert aus dem Fachsystem, nicht als Anhänge, Weiterleitungen und konkurrierende „letzte Versionen“.
- Klar geregelte Sicht – Sie sehen genau das, was zu Ihrer Rolle und Ihrem Gremium gehört – nicht zu viel, nicht zu wenig.
Für Vorsitz und Gremienleitung
Sie führen Themen und Entscheidungen sauber durch den Prozess – statt sich auf mündliche Absprachen und nachträgliche Klärung zu verlassen.
- Klare Steuerung – Themen, Zuständigkeiten und Fristen sind sichtbar geführt; Sie steuern das Verfahren, statt hinterherzulaufen.
- Belastbare Entscheidungsgrundlagen – Unterlagen und Versionen sind pro TOP nachvollziehbar verknüpft; Sie sehen, worauf sich eine Entscheidung stützt.
- Saubere Beschlussführung – Was entschieden wurde, ist eindeutig dokumentiert und wiederauffindbar – auch Monate oder Jahre später.
- Weniger Reibung im Ablauf – Es gibt weniger Rückfragen und „Nachziehen“, weil der Ablauf im Fachsystem trägt, nicht nur informelle Absprachen.
Für Assistenzen und persönliche Referent:innen
Sie unterstützen die Vorbereitung aus demselben Stand heraus – statt parallele Ablagen und Weiterleitungen zu pflegen.
- Strukturierte Vorbereitung – Unterlagen, Nachträge und Hinweise sind im Systemkontext verfügbar; Sie greifen auf denselben Stand wie die Geschäftsstelle zu.
- Weniger Doppelarbeit – Keine Schattenmappen, keine parallelen Versionen, keine Mehrfachablagen mehr für „alle Fälle“.
- Sichere Zuarbeit – Zugriffe orientieren sich an Rolle und Gremium; Sie können auch vertrauliche Teile gezielt vorbereiten.
- Schnell handlungsfähig – Änderungen sind direkt im Fachsystem sichtbar; Sie müssen keine manuellen „Updates“ mehr hinterherschicken.
Ihre Lösung für moderne Gremienarbeit
Strukturierte Gremienarbeit meistern – mit dem Fachsystem ProMeta, das Verfahren wirklich führt.
Zentral. Nachvollziehbar. Verlässlich. Und selbstverständlich DSGVO-konform.
ProMeta ist eine webbasierte Fachanwendung, mit der Verbände ihre Gremienarbeit strukturiert, nachvollziehbar und sicher steuern.
Das ändert sich, wenn ProMeta den Ablauf übernimmt.
- Alles an einem Ort – Einladungen, Unterlagen, Beschlüsse und Historie liegen in einem Fachsystem – statt verteilt über E-Mails, Laufwerke und Excel-Listen.
- Klare Verfahren – Schritte, Fristen und Zuständigkeiten sind pro Gremium definiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar.
- Nachvollziehbare Beschlüsse – Von der Vorlage bis zum Beschluss ist erkennbar, was entschieden wurde – und auf welcher Grundlage.
- Steuerungsrolle statt Koordinationsrolle – Gremienarbeit wird über ein zentrales System geführt, statt über viele Einzelabstimmungen zusammengehalten.
Am Ende übernimmt ProMeta die Verfahrensführung – damit Ihre Gremienarbeit verlässlich läuft, nachvollziehbar bleibt und die Geschäftsstelle spürbar entlastet wird.
Ihre ProMeta-Vorteile
Das leistet ProMeta konkret für Ihre Gremienarbeit – in Sitzungs- und Beschlussprozessen
Mehr Steuerbarkeit, weniger operative Belastung.
Alles rund um Gremien & Sitzungen in einem System
Alle Gremien, Sitzungen, Mandate und Vorlagen werden in ProMeta geführt – statt über E‑Mails, Dateien und Excel-Listen verteilt zu sein.
Geführte Verfahren statt Ad-hoc-Organisation
Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Teilnahme, Abstimmungen und Beschlüsse folgen definierten, an Ihre Verbandsstruktur angepassten Schritten.
Nachvollziehbare Protokolle/Niederschriften und Beschlüsse
Von der Vorlage über Unterlagen und Protokoll/Niederschrift bis zum Beschluss bleibt erkennbar, was entschieden wurde und auf welcher Grundlage.
Klare Rollen, Rechte und Zuständigkeiten
Rollen, Gremienzugehörigkeiten und Mandate steuern, wer welche Informationen sieht, vorbereitet oder beschließt – für eine geordnete Zusammenarbeit.
Weniger manueller Abstimmungsaufwand
Wiederkehrende Aufgaben wie Einladungen, Erinnerungen, Unterlagenversand und Dokumentation werden systemgestützt statt per Einzelabstimmung erledigt.
Strukturierte Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen & Externen
Mitglieder, Assistenten, Delegierte und externe Beteiligte greifen über ein zentrales Portal auf für sie freigegebene Sitzungen und Unterlagen zu – unter klar definierten Rollen.
Ehrenamtliche müssen nicht mehr in E‑Mail‑Verteilern und Dateianhängen suchen, sondern finden Sitzungen, Unterlagen und Aufgaben an einem Ort – passend zu ihrer Rolle im Gremium.
Governance-Grundlage für Verbände
ProMeta bildet Verfahren, Unterlagen und Beschlüsse geordnet, nachvollziehbar und DSGVO-konform ab.
Wann das Fachsystem ProMeta die richtige Lösung für Ihre Gremienarbeit ist – und wann nicht.
Gremienarbeit kann sehr unterschiedlich organisiert sein – von formellen, regelgebundenen Verfahren bis hin zu eher offenen Austauschformaten und Community-Plattformen. ProMeta ist bewusst nicht für alle Szenarien gemacht.
Die folgende Einordnung hilft Ihnen, ProMeta richtig einzuordnen.
ProMeta passt OPTIMAL für Ihre Gremienarbeit, wenn …
- Gremienarbeit ein sensibles, regelgebundenes Verfahren ist – mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten, Fristen und Nachweispflichten.
- mehrere Gremien, Ämter und Mandate strukturiert abgebildet werden müssen – nicht nur ein einzelnes Gremium oder Projekt.
- Beschlüsse, Fristen und Historien nachvollziehbar dokumentiert werden sollen – über viele Jahre und wechselnde Personen hinweg.
- die Geschäftsstelle organisatorisch entlastet werden soll, statt alle Fäden manuell über E-Mails, Listen und Einzelwissen zusammenzuhalten.
- Vertretungen, neue Mitglieder und Ehrenamtliche schnell arbeitsfähig werden sollen – mit Zugriff auf die für sie relevanten Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse.
- Sie Wert auf fachliche Einführung und laufende Begleitung legen – nicht nur auf die Bereitstellung eines Tools.
Nicht im Fokus von ProMeta sind …
- allgemeine Social-Intranets oder Mitgliederportale, bei denen Austausch, Community und Kampagnenkommunikation im Mittelpunkt stehen.
- reine Dateiablagen oder DMS-Lösungen, bei denen es vor allem um Dokumentenspeicherung ohne Verfahrenslogik geht.
- Chat- und Kollaborationsplattformen, die Echtzeit-Kommunikation und spontane Zusammenarbeit in Gruppen in den Vordergrund stellen.
- punktuelle Sitzungs- oder Protokoll-Apps, die nur Einladungen und Unterlagen zu Einzelterminen abbilden – ohne Gremienstrukturen, Mandate und Beschlusswege.
Wenn Sie sich in mehreren der beschriebenen Punkte wiederfinden, lohnt sich ein Blick auf unseren Ansatz zur fachlichen Einordnung und strukturierten Abbildung Ihrer Gremienarbeit mit ProMeta – am besten im Rahmen eines kurzen Erstgesprächs.
Bausteine
Fünf Bereiche, in denen strukturierte Gremienarbeit Ihren Alltag entlastet
Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.
Gremienarbeit hat viele Seiten – von der Sitzungsvorbereitung bis zur Beschlussdokumentation. ProMeta strukturiert jeden dieser Bereiche, damit nichts zwischen den Stühlen bleibt.
Gremien, Mandate & Amtszeiten
Gremien, Ämter und Mandate – strukturiert abgebildet, jederzeit abrufbar.
Gremien, Ämter und Mandate sind im Fachsystem strukturiert abgebildet – mit klaren Zuständigkeiten, nachvollziehbaren Amtszeiten und zentralem Überblick statt verteilter Listen.
- Zentrale Übersicht über Gremien, Mitglieder, Mandate und Funktionen
- Dokumentation von Amtsperioden und Wiederberufungen
- Historien- und Archivfunktionen für frühere Mandate
- Auswertungen und Berichte direkt aus dem System
Geführte Sitzungsabläufe
Einfach Sitzungen planen und steuern – von der Einladung bis zum Beschluss.
Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen und Teilnahme laufen in einem durchgängigen Verfahren – nicht als Einzelprojekt pro Sitzung. Kurzfristige Änderungen greifen sofort überall.
Einladungen, Erinnerungen und Informationen zu einer Sitzung werden als strukturierte Nachrichten an definierte Gremien bzw. Verteiler versendet – auf Basis einheitlicher Vorlagen statt individueller Einzelmails.
- Digitale Tagesordnungen mit zugeordneten Unterlagen und Vorlagen
- Automatisierte Einladungen, Erinnerungen und Versand aktueller Unterlagen
- Teilnahmeverwaltung inkl. Präsenzliste, Vertretungen und Stimmrechten
- Quorum- und Beschlussfähigkeitsprüfung auf Basis der hinterlegten Gremienstruktur
- Standardisierte Einladungs- und Erinnerungsvorlagen für Gremien und Verteiler – mit persönlicher Ansprache je Empfänger
- Nachrichten-Entwürfe können vorbereitet und von verantwortlichen Personen freigegeben werden, bevor sie versendet werden
Dokumente, Protokolle & Beschlüsse
Unterlagen strukturiert. Entscheidungen nachvollziehbar. Zugriff geregelt.
Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen, Anhänge und Protokolle liegen nicht mehr in getrennten Ordnern und Postfächern. ProMeta stellt alle Sitzungsunterlagen strukturiert und rollenbasiert den jeweils berechtigten Personen zur Verfügung – von der Vorlage über die Sitzung bis zur dokumentierten Entscheidung.
So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Unterlagen in der Sitzung vorlagen, was beschlossen wurde und welche Fassung gilt. Neue Mitglieder oder Assistenzen können sich selbst in die Historie einarbeiten – ohne dass Unterlagen zusammengesucht oder mehrfach versendet werden müssen.
- Zentrale Ablage aller Sitzungsunterlagen (Einladungen, Tagesordnungen, Vorlagen, Anhänge, Protokolle) je Gremium und Sitzung
- Rollen- und berechtigungsbasierter Zugriff: Nur freigegebene Personen sehen die für sie relevanten Unterlagen
- Versionierung und Historie von Dokumenten, damit klar ist, welche Fassung beschlossen wurde
- Prüfbares Beschlussarchiv mit Bezug zu den zugrunde liegenden Vorlagen und Sitzungen
- Strukturierter Zugriff für neue Mitglieder und Vertretungen auf frühere Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse
Digitale Beschlussfassung & Abstimmungen
Sicher beschließen – auch digital und im Umlauf.
Beschlussvorschläge, Stellungnahmen, Abstimmungen und Ergebnisse laufen nicht mehr über E‑Mails, Tabellen und Protokollentwürfe. ProMeta unterstützt die digitale Beschlussfassung – von der Einreichung eines Beschlussvorschlags über Stellungnahmen bis zur Abstimmung mit Quorum‑Prüfung und revisionssicherer Dokumentation.
Wer wann wie abgestimmt hat, ob Beschlussfähigkeit vorlag und welches Ergebnis gilt – das ist jederzeit nachvollziehbar. Auch bei Umlaufbeschlüssen. Ohne manuelle Verteilerlisten.
Stimmberechtigte Personen werden zielgerichtet über das Fachsystem informiert – statt über manuell gepflegte Verteilerlisten – und alle zu einer Abstimmung gehörenden Nachrichten bleiben im Kontext des Verfahrens nachvollziehbar.
- Strukturiertes Erfassen und Vorbereiten von Beschlussvorschlägen direkt im Fachsystem
- Systemgestützte Benachrichtigungen an alle stimmberechtigten Personen auf Basis der hinterlegten Rollen und Verteiler, inklusive Versand von Abstimmungslinks und Fristerinnerungen.
- Stellungnahmeverfahren vor der Abstimmung, damit Gremienmitglieder ihre Einschätzung strukturiert einbringen können
- Digitale Abstimmungen mit automatischer Quorum‑Prüfung und eindeutiger Ergebnisdokumentation
- Umlaufverfahren mit klar definierten Fristen, Benachrichtigungen an alle berechtigten Personen und revisionssicherer Protokollierung
- Verknüpfung aller Beschlüsse mit den zugrunde liegenden Vorlagen, Sitzungen und Protokollen – jederzeit wiederauffindbar
Rollen, Rechte & Zuständigkeiten
Sicher steuern, wer was sehen und tun darf.
Wer welche Informationen sieht, vorbereitet oder beschließt, ist im System klar geregelt. ProMeta bildet Gremien, Ämter, Mitglieder, Assistenzen und Vertretungen als Rollen ab – nicht als lose Benutzerkonten. Das unterstützt Governance‑Anforderungen, reduziert Risiken und sorgt dafür, dass auch persönliche Referent:innen oder Assistenzen genau die Zugriffe haben, die sie für ihre Aufgaben brauchen – nicht mehr und nicht weniger.
Rollen und Rechte steuern zugleich, wer welche Unterlagen, Abstimmungen und Nachrichten erhält. So entstehen keine Schatten‑Verteiler, sondern eine nachvollziehbare, geordnete Zusammenarbeit.
- Detaillierte Rollen- und Rechtevergabe nach Gremium, Funktion und Aufgabe (z. B. Vorsitz, Mitglied, Geschäftsstelle, Assistenz, Referat, externe Gäste)
- Abbildung von Vertretungs‑ und Assistentenregelungen direkt im System, inklusive der dazugehörigen Zugriffsrechte
- Getrennte Zugriffsstufen für interne Mitarbeitende, ehrenamtliche Gremienmitglieder und externe Beteiligte
- Rollenbasierte Steuerung, wer Einladungen, Sitzungsunterlagen, Abstimmungslinks und Mitteilungen automatisch erhält – ohne manuell gepflegte Verteilerlisten
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen (Audit‑Log) sowie Hosting in deutschen Rechenzentren zur Unterstützung von Datenschutz- und Compliance‑Vorgaben
ProMeta FACTS
1999
Gründung von infotraX
24+
Jahre Erfahrung & Expertise auf dem Gebiet fachlich geführter Fachsysteme für Gremien‑ und Förderverfahren
400+
Anzahl aktiver Gremien/Ausschüsse
1.600+
Sitzungszahl pro Jahr
8.000+
Anzahl aktiver Nutzer:innen / Ämter
100%
Entwicklung in Deutschland
Praxisberichte
Wie Verbände und Organisationen ihre Gremienarbeit mit ProMeta strukturiert in den Griff bekommen haben.
Verbände, Behörden, Forschungsvereinigungen und Non-Profit-Organisationen schildern, wie ProMeta ihre Gremienarbeit strukturiert und den Alltag der Geschäftsstelle spürbar entlastet hat.
GFPi e. V., Forschungsvereinigung für Pflanzeninnovation
Digitale Gremienverwaltung und Mitgliederservices – wie die GFPi Sitzungen, Patente und Prozesse effizient organisiert
Moderne Gremienverwaltung für Mitglieder, Patente und Projekte AusgangssituationDie GFPi unterstützt ihre Mitglieder bei Gremienarbeit, Patenten und Services rund um Forschungsaktivitäten. Sitzungen, Dokumentenablagen und Kommunikation erfolgten bislang überwiegend manuell und waren mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Lösung mit ProMetaMit ProMeta wurden Gremienverwaltung, Mitglieder- und Patentservices digitalisiert. Sitzungen lassen sich strukturiert vorbereiten, Einladungen und Protokolle automatisiert erstellen, Dokumente zentral ablegen und Aufgaben transparent nachverfolgen. Rollenbasierte Rechte sorgen für Sicherheit und klare Zuständigkeiten. Ergebnisse
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM), Bundesanstalt
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den AKB und seine Fachbeiräte
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung bei der BAM mit ProMeta Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind: Gremienmanagement
VDZ e. V., Branchenverband und das Forschungszentrum der deutschen Zementindustrie
Digitale Gremienarbeit für Ausschüsse – ProMeta ermöglicht dem VDZ effiziente Sitzungen und eine zentrale Dokumentenablage
Strukturierte Sitzungen, zentrale Ablage – so digitalisiert der VDZ seine Gremienarbeit AusgangssituationDie Sitzungsorganisation des VDZ war bislang mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Einladungen, Unterlagen und Protokolle wurden dezentral erstellt, Fristen mussten aufwendig geprüft werden. Lösung mit ProMetaProMeta digitalisiert die gesamte Gremienarbeit: von der Agendaerstellung über Protokolle bis zur sicheren Dokumentenverteilung. Rollen- und Rechtemanagement, Single Sign-On und Corporate-Design-Anpassungen sorgen für eine passgenaue Lösung. Ergebnisse
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Erst verstehen, dann einführen – wie fachliche Einordnung den Unterschied macht.
Fachlich sauber aufgesetzt – statt improvisiert eingeführt.
Jede Organisation hat ihre eigene Art, Gremienarbeit zu organisieren. Bevor ProMeta eingeführt wird, ordnen wir diese Realität fachlich ein – damit das Fachsystem zu Ihren Verfahren passt, nicht umgekehrt.
1. Gremienverfahren fachlich einordnen
Wir starten nicht mit Modulen, sondern mit der Realität Ihrer Gremienarbeit:
- Abläufe verstehen – Wie laufen Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit heute ab?
- Rollen & Verantwortlichkeiten klären – Wer bereitet vor, wer entscheidet, wer zeichnet nach?
- Fristen & Nachweise erfassen – Welche Dokumentationsanforderungen müssen eingehalten werden?
- Struktur beschreiben – Verfahrenslogik mit definierten Rollen, Schritten und Zusammenhängen.
- Grundlage für ProMeta schaffen – Erst dann wird über Konfiguration und Funktionen gesprochen
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser Grundlage bildet ProMeta Ihre Gremienarbeit strukturiert ab:
- Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind,
- Unterlagen (Einladungen, Vorlagen, Protokolle, Beschlüsse) sauber verknüpft bleiben,
- Verantwortlichkeiten, Vertretungen und Berechtigungen eindeutig geführt werden.
Ergebnis
Es entsteht keine Standard-Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem, das zu Ihrer organisatorischen Realität passt:
- klare Strukturen statt gewachsener Sonderwege
- saubere, nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Gremienarbeit
- eindeutige Verantwortlichkeiten, Vertretungen und Berechtigungen
- stabiler Betrieb – gerade für sensible, regelgebundene Gremien.
Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe.
Deshalb unterstützen wir Organisationen mit einem passgenauen Fachsystem und fachkundiger Einführung – von der ersten Einordnung bis zum laufenden Betrieb.
Fachliche Beratung & Begleitung
Fachliche Begleitung statt Tool-Verkauf – von Menschen, die Ihre Gremienarbeit verstehen.
Sie bekommen nicht nur ein Fachsystem, sondern eine fachliche Begleitung, die Ihre Gremienarbeit zuerst versteht und dann passend in ProMeta abbildet. Ziel ist, dass Ihre Sitzungen, Beschlüsse und Gremienstrukturen im Alltag verlässlich laufen, statt an Einführung, Rollen oder Abläufen zu scheitern.
„Gremienarbeit braucht Struktur, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten – nicht nur digitale Werkzeuge.“
— Stephanie Sarach-Reuber, Inhaberin von infotraX
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin für Gremien‑ und Entscheidungsverfahren und geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Seit über zwei Jahrzehnten begleitet Stephanie Sarach‑Reuber Organisationen dabei, Gremienarbeit so aufzusetzen, dass sie verlässlich läuft, nachvollziehbar bleibt und auch bei Vertretung und Wechseln trägt.
Sie arbeitet dabei immer an der Schnittstelle von Governance‑Vorgaben, Gremienpraxis und Geschäftsstelle: Was muss rechtssicher sein, was muss schnell gehen, und wo braucht es Klarheit für Vorsitz und Mitglieder?
Ihr Ziel: Gremienarbeit so gestalten, dass Satzung, Geschäftsordnung und gelebter Alltag zusammenpassen – und Sitzungen trotz komplexer Strukturen handhabbar bleiben.
Was bedeutet das konkret für Sie, wenn Sie mit Stephanie Sarach‑Reuber sprechen?
- Fachliches Verständnis Ihrer Verfahren – sie spricht mit Ihnen auf Augenhöhe über Gremien, Ämter, Mandate, Rollen, Fristen und Nachweise – nicht in Modul‑ oder IT‑Sprache.
- Struktur statt Tool-Zufall – Ihre Gremienarbeit wird zuerst fachlich sortiert und strukturiert. Erst danach wird entschieden, wie ProMeta diese Verfahren abbildet. So entsteht kein „Schema F“, sondern eine Lösung, die zu Ihren Abläufen passt.
- Ehrliche Einordnung statt Verkaufsshow – im Erstgespräch erhalten Sie eine klare Einschätzung, ob und wie ProMeta Ihre Gremienarbeit wirklich trägt.
- Konstante fachliche Begleitung – Sie haben über den gesamten Weg – von der Einordnung über Pilotgremien bis zum stabilen Betrieb – eine feste fachliche Ansprechpartnerin, die Ihre Strukturen kennt und mitdenkt.
Fachliche Begleitung für Ihre Gremienarbeit
Ziel der fachlichen Begleitung ist, dass Ihre Gremienarbeit im Alltag nachvollziehbar geführt, frist‑ und beschlusssicher und ohne unnötige Abstimmungsschleifen läuft – auch bei Vertretung, personellen Wechseln und wachsender Komplexität.
Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:
- Einordnung Ihrer aktuellen Gremienlandschaft (Gremien, Ausschüsse, Mandate, Rollen, Vertretungen)
- Strukturierung von Sitzungs‑ und Beschlussverfahren mit klar definierten Schritten, Zuständigkeiten und Nachweisen
- Übersetzung der fachlichen Logik in ProMeta – so, dass das Fachsystem Ihre realen Abläufe trägt, statt neue Brüche zu erzeugen
- Begleitung von Einführung und Weiterentwicklung Ihrer Gremienlösung – von Pilotgremien über Schulungen bis zum laufenden Betrieb.
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihre Gremienarbeit fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.
Einführung von ProMeta
In drei klaren Schritten zu Ihrer arbeitsfähigen Gremienlösung
Die Einführung von ProMeta beginnt mit Ihrer fachlichen Realität und Ihren Anforderungen. Gemeinsam klären und strukturieren wir Rollen, Entscheidungswege, Sitzungsabläufe und zentrale Begriffe – bevor wir Prozesse und Funktionen konfigurieren.
1. Gemeinsam verstehen, was Sie brauchen
Wir erfassen, wie Ihre Gremienarbeit, Sitzungen, Beschlüsse und Abläufe heute funktionieren – und wo der größte Aufwand entsteht.
Was wir tun:
- Abläufe in der Geschäftsstelle aufnehmen (Vorbereitung, Durchführung, Nacharbeit)
- Gremien, Ämter, Mandate, Vertretungen und Assistenzen strukturieren
- Fristen, Beschlusswege und Dokumentationspflichten klären
Ergebnis:
ein fachlich belastbares Zielbild für Ihre Gremienarbeit – als Grundlage für die Umsetzung in ProMeta.
2. ProMeta einrichten & erproben
Auf Basis der fachlichen Einordnung konfigurieren wir das Fachsystem passend zu Ihren Verfahren und testen es mit einem ersten Gremium im echten Betrieb.
Was wir tun:
- Gremienstrukturen, Sitzungsabläufe und Rollenmodelle in ProMeta abbilden
- Rechte, Sichten und Dokumentenstrukturen passend zu Ihren Anforderungen einrichten
- Eine nutzbare Umgebung für Pilotgremien bereitstellen und mit Ihnen testen
Ergebnis:
Sie werden schnell im echten Verfahren arbeitsfähig und können Abläufe anhand realer Sitzungen schärfen.
3. Loslegen, einführen & weiterentwickeln
Wir begleiten den Start, schulen Ihr Team und bleiben als Ansprechpartner an Ihrer Seite.
Was wir tun:
- Testphase und Go‑Live mit Geschäftsstelle und ausgewählten Gremien planen
- Anwender:innen (Geschäftsstelle, Gremienmitglieder, Assistenzen) praxisnah schulen
- Support und Weiterentwicklung als festes Team übernehmen
Ergebnis:
alltagstaugliche, stabile Abläufe für alle Rollen – mit einem Fachsystem, das sich bei Bedarf weiterentwickeln lässt.
Menschen, Haltung & Motivation
Hinter ProMeta steckt mehr als Software.
Digitalisierung braucht fachliche Verantwortung.
Wir entwickeln softwaregestützte Fachsysteme nicht, um Prozesse zu digitalisieren, sondern damit Ihre komplexen Abläufe, Prozesse und Verfahren im Alltag – heute wie morgen – nachvollziehbar, verlässlich und sicher gesteuert werden können.
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Wenn jede Sitzung ein Einzelprojekt bleibt, leidet am Ende die HANDLUNGSFÄHIGKEIT.
Viele Organisationen führen Gremienarbeit über E‑Mails, Ablagen, Excel-Listen und Einzelwissen. Das funktioniert, bis jede Sitzung zum Einzelprojekt wird und Entscheidungen davon abhängen, wer gerade den Überblick hat.
Wenn Sie merken, dass Abstimmungen, Nachfragen, Auswertungen und die Suche nach Sitzungsunterlagen zunehmend Zeit kosten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Gremienverfahren fachlich einzuordnen – bevor es Beschlussfähigkeit und Vertretbarkeit kostet.
In 30 Minuten betrachten wir gemeinsam Ihre Ausgangssituation und klären, ob und wie ProMeta Ihre Gremienarbeit sinnvoll unterstützen kann. Sie erhalten eine belastbare Einschätzung – mit Blick auf Gremien, Rollen, Zuständigkeiten, Fristen, Mandate und organisatorische Anforderungen.
Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin für Gremien- und Entscheidungsverfahren
Geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Mit Stephanie Sarach-Reuber sprechen Sie nicht zuerst über Software. Sondern über Ihre Gremienarbeit.
- Sie müssen Ihre Abläufe nicht bei Null erklären – über 24 Jahre Erfahrung mit Verbänden, Kammern, Forschungsvereinigungen und Gremienarbeit.
- Sie erhalten eine ehrliche, fachliche Einordnung – statt einer Produktshow ein klares Bild, ob und wie ProMeta Ihre Gremienverfahren tragen kann.
- Sie profitieren von gewachsener Praxiserfahrung – viele Funktionen und Workflows in ProMeta sind gemeinsam mit Gremienkunden entlang realer Sitzungs‑ und Beschlusssituationen entstanden.
Klare Abläufe. Sichtbarer Status. Nachvollziehbare Entscheidungen.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig – Ihre aktuelle Realität reicht.
Häufig gestellteFragen.
ProMeta ist speziell für Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat entwickelt. Von der Einladung bis zur digitalen Beschlussfassung laufen alle Prozesse zentral, effizient und DSGVO-konform.
Ja. ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
Ja. ProMeta ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für kleine Vereine als auch für große Verbände oder Kommunen mit vielen Gremien.
Mit ProMeta erfassen, verwalten und dokumentieren Sie Beschlüsse digital und rechtssicher. Protokolle werden revisionssicher archiviert, Abstimmungen transparent dokumentiert.
Die Kosten für die Nutzung von ProMeta setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die wir je nach Anforderungen Ihrer Organisation kombinieren:
Die Einführungszeit hängt vom Umfang ab. In vielen Fällen ist ein Start nach wenigen Wochen möglich – inklusive Schulungen und Datenübernahme.
Unser Basissupport steht während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir erweiterte Support- und Servicepakete an.
Ja. Vorhandene Daten wie Mitgliederlisten, Gremienstrukturen oder historische Sitzungsunterlagen können migriert und nahtlos in ProMeta integriert werden.
Sie können zwischen Hosting auf unserer Infrastruktur, einer Private Cloud oder einem Eigenbetrieb (On-Premises) wählen. Alle Varianten sind sicher und flexibel skalierbar.
Ja. Ein automatischer Abgleich Ihrer Adress- und Gremiendaten mit vorhandener Adressverwaltungs- oder CRM-Software ist problemlos möglich. Schnittstellen gehören bei nahezu jedem Projekt dazu – wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung. Je nach Bedarf können Stamm- und Bewegungsdaten regelmäßig manuell oder automatisch in ProMeta importiert oder zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. So lassen sich beispielsweise Mitgliederdaten aus Ihrem bestehenden CRM-System nahtlos in ProMeta übernehmen und für die Verwaltung von Gruppen und Gremien nutzen.
ProMeta ermöglicht eine einfache und flexible Vergabe von Berechtigungen für jede Nutzerrolle. Die Anbindung an Systeme wie Active Directory oder OpenLDAP ist möglich.Rechte lassen sich bis auf Dokumentebene definieren und einschränken. So können Sie z. B. festlegen:
Ja, ProMeta ermöglicht die zentrale Verwaltung und Authentifizierung über LDAP-basierte Verzeichnisdienste.
Ja. ProMeta unterstützt die Anbindung über das LDAP-Protokoll. Damit können Nutzerdaten aus Verzeichnisdiensten wie Microsoft Active Directory oder OpenLDAP in die Software importiert und synchronisiert werden.So lassen sich Benutzerkonten zentral verwalten, Rollen automatisiert zuweisen und Zugriffe ohne doppelten Pflegeaufwand steuern.
Ja. In ProMeta können Sie eigene Protokollvorlagen sowie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten anlegen und flexibel anpassen. Dabei lässt sich auch Ihr Corporate Design (CI) berücksichtigen – etwa durch individuelles Layout, Logos oder Formatierungen. So entstehen Dokumente, die nicht nur funktional sind, sondern auch optisch zu Ihrer Organisation passen.
Ja, denn Abstimmungen über ProMeta sind ebenfalls sehr individualisierbar und erlauben Ihnen verschiedene Informationen auf einmal abzufragen, sowie die Antworten in einem übersichtlichen Reporting einzusehen.
Ja. ProMeta unterstützt Sie bereits in der Vorbereitung von Sitzungen. Teilnehmende können eigene Themenvorschläge einreichen, und Vorlagen für Beschlüsse lassen sich zentral sammeln. Diese Beiträge werden strukturiert erfasst, können geprüft und in die Tagesordnung übernommen werden – so entsteht eine transparente und effiziente Vorbereitung.
Ja. In ProMeta lassen sich frühere Tagesordnungen unkompliziert als Vorlage übernehmen. Dadurch können Inhalte, Themenblöcke oder Beschlussvorlagen schnell in neue Sitzungen übertragen und bei Bedarf angepasst werden. So sparen Sie Zeit und stellen zugleich die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Gremienarbeit sicher.
ProMeta wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.Zugriff, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgen DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten, Verschlüsselung und revisionssicherer Dokumentation.
Gerne beantworten wir Ihre individuellen Anliegen rund um ProMeta persönlich. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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Gremienarbeit ist sensibel – Entscheidungen sollten gut vorbereitet sein. Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangssituation und geben eine ehrliche Einschätzung zu ProMeta.