ProMeta – zentrale Software für digitale Gremienverwaltung

ProMeta ist speziell für Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat entwickelt. Von der Einladung bis zur digitalen Beschlussfassung laufen alle Prozesse zentral, effizient und DSGVO-konform.

Ja. ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.

Ja. ProMeta ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für kleine Vereine als auch für große Verbände oder Kommunen mit vielen Gremien.

Mit ProMeta erfassen, verwalten und dokumentieren Sie Beschlüsse digital und rechtssicher. Protokolle werden revisionssicher archiviert, Abstimmungen transparent dokumentiert.

Die Kosten für die Nutzung von ProMeta setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die wir je nach Anforderungen Ihrer Organisation kombinieren:

• Lizenz / Nutzungspaket – abhängig von Anzahl und Umfang der Gremien.
• Projektierung & Einführung – Einrichtung, Konfiguration und Anpassung an Ihre Prozesse.
• Optionale Erweiterungen – z. B. zusätzliche Funktionen, Schnittstellen oder individuelle Workflows.
• Migration bestehender Daten – Analyse, Übernahme und Validierung vorhandener Datenbestände.
• Hosting & Betrieb – Betrieb auf unserer Infrastruktur, in einer Private Cloud oder bei Ihnen vor Ort (On-Premises).
• Schulung – praxisnahe Trainings für Anwenderinnen und Anwender.
• Support & Weiterentwicklung – Basissupport ist enthalten, erweiterte Leistungen können bei Bedarf ergänzt werden.

Die Einführungszeit hängt vom Umfang ab. In vielen Fällen ist ein Start nach wenigen Wochen möglich – inklusive Schulungen und Datenübernahme.

Unser Basissupport steht während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir erweiterte Support- und Servicepakete an.

Ja. Vorhandene Daten wie Mitgliederlisten, Gremienstrukturen oder historische Sitzungsunterlagen können migriert und nahtlos in ProMeta integriert werden.

Sie können zwischen Hosting auf unserer Infrastruktur, einer Private Cloud oder einem Eigenbetrieb (On-Premises) wählen. Alle Varianten sind sicher und flexibel skalierbar.

Ja. Ein automatischer Abgleich Ihrer Adress- und Gremiendaten mit vorhandener Adressverwaltungs- oder CRM-Software ist problemlos möglich. Schnittstellen gehören bei nahezu jedem Projekt dazu – wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung. Je nach Bedarf können Stamm- und Bewegungsdaten regelmäßig manuell oder automatisch in ProMeta importiert oder zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. So lassen sich beispielsweise Mitgliederdaten aus Ihrem bestehenden CRM-System nahtlos in ProMeta übernehmen und für die Verwaltung von Gruppen und Gremien nutzen.

ProMeta ermöglicht eine einfache und flexible Vergabe von Berechtigungen für jede Nutzerrolle. Die Anbindung an Systeme wie Active Directory oder OpenLDAP ist möglich.Rechte lassen sich bis auf Dokumentebene definieren und einschränken. So können Sie z. B. festlegen:

• Geschäftsstelle – volle Rechte
• Leitung – darf neue Dokumente einstellen
• Mitglieder – haben Lesezugriff auf alle relevanten Inhalte
• Gäste – sehen nur ausgewählte Dokumente

Ja, ProMeta ermöglicht die zentrale Verwaltung und Authentifizierung über LDAP-basierte Verzeichnisdienste.

Ja. ProMeta unterstützt die Anbindung über das LDAP-Protokoll. Damit können Nutzerdaten aus Verzeichnisdiensten wie Microsoft Active Directory oder OpenLDAP in die Software importiert und synchronisiert werden.So lassen sich Benutzerkonten zentral verwalten, Rollen automatisiert zuweisen und Zugriffe ohne doppelten Pflegeaufwand steuern.

Ja. In ProMeta können Sie eigene Protokollvorlagen sowie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten anlegen und flexibel anpassen. Dabei lässt sich auch Ihr Corporate Design (CI) berücksichtigen – etwa durch individuelles Layout, Logos oder Formatierungen. So entstehen Dokumente, die nicht nur funktional sind, sondern auch optisch zu Ihrer Organisation passen.

Ja, denn Abstimmungen über ProMeta sind ebenfalls sehr individualisierbar und erlauben Ihnen verschiedene Informationen auf einmal abzufragen, sowie die Antworten in einem übersichtlichen Reporting einzusehen.

Ja. ProMeta unterstützt Sie bereits in der Vorbereitung von Sitzungen. Teilnehmende können eigene Themenvorschläge einreichen, und Vorlagen für Beschlüsse lassen sich zentral sammeln. Diese Beiträge werden strukturiert erfasst, können geprüft und in die Tagesordnung übernommen werden – so entsteht eine transparente und effiziente Vorbereitung.

Ja. In ProMeta lassen sich frühere Tagesordnungen unkompliziert als Vorlage übernehmen. Dadurch können Inhalte, Themenblöcke oder Beschlussvorlagen schnell in neue Sitzungen übertragen und bei Bedarf angepasst werden. So sparen Sie Zeit und stellen zugleich die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Gremienarbeit sicher.

ProMeta wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.Zugriff, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgen DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten, Verschlüsselung und revisionssicherer Dokumentation.

Gerne beantworten wir Ihre individuellen Anliegen rund um ProMeta persönlich. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!