ProMeta: Software für die ganzheitliche Bearbeitung von Förderinstrumenten, -maßnahmen und -projekten

  • Für Förderinstitutionen & Projektträger & Stiftungen
  • Zentrale Lösung für alle Stufen der Fördermittelverwaltung
  • Komplette Prozessunterstützung vom Antrag über die Begutachtung bis zur Förderzusage
  • Integrierte Workflows für die Begutachtungs- und Projektdurchführungsphase
  • Kommunikation zu Förderanträgen & Projekten mit allen Beteiligten
  • Persönlicher Implementierungsservice mit individuellen Lösungen

Sie suchen nach einer Alles-in-einem-Plattform für die Vergabe und Verwaltung Ihrer Fördermitteln?

Jetzt durchstarten
Ein Auszug aus unseren Kunden

Entdecken Sie ProMeta: Ihre zentrale Verwaltungssoftware für Fördermittel

Fördermittel effektiv verwalten und managen - eine Mammutaufgabe

Die Vorbereitung und Ausarbeitung von Förderinstrumenten und Förderprogramme sowie die Vergabe und Verwaltung von Fördermitteln für Forschungsprojekte in verschiedenen Fördermaßnahmen ist für Projektträger eine umfangreiche Aufgabe: Informationen müssen ausgewertet, Kontakte koordiniert und interne sowie externe Vorgaben im Prozess der Antragsstellung müssen eingehalten werden.

Nach Bewilligung der Fördermittel müssen die jeweiligen Forschungsprojekte begleitet und der im Fortschritt überwacht werden. Von den beteiligten Projektpartnern sind Berichte und Nachweise einzufordern und zu kontrollieren.

ProMeta: Von der Antragsvorbereitung bis zur finalen Auswertung

Mit ProMeta erhalten Sie eine Softwarelösung, die sich auf die Planung, Beantragung und Verwaltung von Fördermitteln spezialisiert hat.

Sie erhalten somit ein All-in-One-Tool, das die 3 Domänen der Fördermittelverwaltung – die Förderdomäne, die Bewerberdomäne und die Projektdurchführungsdomäne – übersichtlich und transparent abbildet.

Dabei wird die Lösung bei der Implementierung individualisiert, sodass alle Daten, Formulare und Vorgänge speziell auf Ihre Anforderungen angepasst sind.

Ihre individuelle Komplettlösung für die Fördermittelverwaltung

  • Ihr All-in-One-Tool zur Antragsvorbereitung, -durchführung und
    -verwaltung aus einer Hand
  • Veröffentlichung von Aussschreibungen
  • Online-Einreichung von Anträgen
  • Interne Begutachtung und Auswahl
  • Einbindung von externen Gutachtern für die schriftliche Begutachtung
  • Komplette Dokumentation des Entscheidungsprozesses bis zur Förderzusage
  • Überwachung des gesamten Zahlungsverlaufs
  • Strukturierte und übersichtliche Ablage von Daten und Dokumenten
  • Persönliche, kompetente Beratung und erfahrener Service
  • Individuelle Anpassungen des Systems jederzeit möglich

Mit ProMeta haben Sie Ihre Aktivitäten zur Fördermittelverwaltung im Griff

Unser Fördermittelmanagement-System ist perfekt auf die Workflows für Forschungsinstitutionen zugeschnitten. Die Software entlastet Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und gibt jederzeit einen transparenten Überblick über alle Vorgänge und Fördermitteln.

Förderdomäne

Mit ProMeta planen Sie die Förderung von Forschungsprojekten

In der Förderdomäne planen und entwickeln Sie Ihre Förderinstrumente als Grundlage für Fördermaßnahmen (Ausschreibungen) und die resultierenden Projekte.

Förderinstrumente planen

  • Definition der Förderung: Personen-, Projekt- oder Strukturförderung, Einzel- oder Verbundprojekt
  • Benennung der verantwortlichen Personen
  • Förderinstrumente können auf bestimmte strategische Schwerpunkte oder Themenfelder wirken.

Förderkonzepte abstimmen

Die Förderkonzepte werden mit den Zuwendungsgebern abgestimmt und sind auf mehrere Jahre angelegt.

  • Planung der Rahmenbedingungen: Zeitrahmen, Richtlinien und veranschlagtes Budget
  • Erfassen der benötigten Voraussetzungen und des Status Quo

Fördermaßnahmen durchführen

Fördermaßnahmen und Ausschreibungen können pro Förderinstrumtent geplant, vorbereitet und durchgeführt. Jede Fördermaßnahme wird mit einem geplanten Budget versehen, die jeweiligen Projektanträge definieren ihren Finanzierungsbedarf, sind einer Fördermaßnahme zugeordnet und bestimmen somit das zugeordnete Budget.

  • Festlegung von Fristen, Budgets und Prozessen
  • Vorbereitung von Ausschreibung, Formularen und Veröffentlichungen
Bewerberdomäne

Mit ProMeta erhalten Sie ein Werkzeug zur Antragstellung

Die Vergabe der Fördermittel beginnt mit einer Ausschreibung zum jeweiligen Förderinstrument, welches durch ein internes Peer Review begleitet wird. In dieser Domäne erfolgt die Zusammenarbeit zwischen Antragssteller*innen, Verantwortlichen seitens des Fördermanagements und den Reviewer*innen der Projektanträge. Wesentliche Prozessschritte sind die Koordination des Antrags- und Review-Prozesses sowie die formale Dokumentation des Entscheidungsprozesses.

Einreichung von Vor- und Hauptanträgen

  • Erstellung und Einreichung des Antrages (Vorantrag oder Hauptantrag) direkt über die ProMeta-Plattform
  • Individuelle Konfiguration der Antrags-Templates nach den Vorgaben des jeweiligen Förderprogramms
  • Unterstützung durch den ProMeta-Eingabe-Assistenten und sichere Speicherung von noch nicht fertiggestellten Anträgen
  • Archivierung der eingereichten Anträge im ProMeta-Dokumentenmanagement
  • Selbst-Registrierung der Antragssteller
  • Automatisierte Benachrichtigungen zum Antragseingang
  • Erfassung aller beteiligten Projekt-Partner und wiss./adminstrativen Kontakt-Personen
  • Kommunikation mit den Antragsteller*innen über Standardfunktionen für Nachforderungen, Koordinierung von Terminen sowie Dokumentation

Begutachtung & Auswahl

  • Mehrstufige Begleitung durch den Bewerbungs- und Entscheidungsprozess inkl. interner Statusverwaltung
  • Dokumentation anhand von Prüflisten / Checklisten
  • Einbindung von externen Gutachtern für die schriftliche Begutachtung
  • Erstellung und Einreichung von schriftlichen Begutachtungen direkt über die ProMeta-Plattform
  • Individuelle Konfiguration der Begutachtungs-Templates pro Förderinstrument
  • Kommunikation mit den Antragsstellern zu Zwischenständen, Arbeitsempfehlungen und Ergebnissen

Förderzusage

Mit dem Abschluss einer Ausschreibung oder einem Förderentscheid werden betroffene Antragssteller*innen informiert. Die erfolgreichen Anträge gehen durch den Vertragsschluss formal in ein Projekt über, welches nun durchgeführt wird.

  • Ausarbeitung von Verträgen und zentrale Ablage aller relevanten Dokumente
  • Versand von Fördermitteilungen und Zuwendungsbescheiden

Controlling

  • Der Status zu aktuellen Ausschreibungen, die zugehörige Antragsübersicht auf Ebene der Einzelvorhaben und eine Gesamtsicht sind relevante Reportings in dieser Phase.
Projektdurchführungsdomäne

Mit ProMeta verwalten Sie Ihre Forschungsprojekte

Sobald eine Entscheidung zur Förderung der Anträge getroffen wurde, geht die Ausschreibung in die Phase der Projektdurchführung über. Mit Start der Projekte beginnt die finale Phase, in der Projektcontrolling, Auszahlung von Planbudgets und regelmäßige Reviews im Vordergrund stehen. Zudem wird aus den aggregierten Daten die Grundlage der Liquiditätsplanung generiert.

 Prozesse & Aufgaben

  • Verwaltung von Ansprech- und Projektpartnern
  • Archivierung aller relevanten Unterlagen wie Anträge, Förderzusagen und Verträge
  • Verschlagwortung für eine unkomplizierte Auffindbarkeit aller Informationen
  • Strukturierte Darstellung aller Finanzaspekte wie Fördervolumen, Jahrestranchen oder abgerufene und noch verfügbare Mittel eines Forschungsprojekts  
  • Bearbeitung von Zahlungsanforderungen der Projektpartner in einem mehrstufigen Prozess
  • Erfassung und Genehmigung von Änderungsanträgen

Mittelanforderungen

  • Erfassung von Zahlungsanforderungen
  • Erfassung der Bankverbindungen für die Auszahlung
  • Bearbeitung von Zahlungsanforderungen der Projektpartner in einem mehrstufigen Prozess inkl. Freigabeprozess und Erinnerungsfunktionen
  • Generieren von vorausgefüllten Belegen und automatischen Prüfbelegen
  • Digitale Ablage und Archivierung der Belege
  • Schnittstelle zur Buchhaltung (z.B. Addison)

Änderungsanträge

  • Erfassung von Änderungsanträgen (Laufzeitverlängerungen, Mittelumwidmungen, Mittelverschiebungen, Aufstockungen)
  • Begleitung der Einreichung und Genehmigung von Änderungsanträgen durch einen mehrstufigen Prozess inkl. Freigabeprozess und Erinnerungsfunktionen

Berichte & Nachweise

  • Automatisierte Erinnerung an die Abgabe von jährlichen Verwendungsverweisen und Abschlussberichten an die zuständigen Projektpartner und an die gutachtenden Personen
  • Überwachung des Fortschritts über eine integrierte Statusverwaltung durch ein mehrstufiges Erinnerungs- und Mahnverfahren
  • Online-Einreichung der Nachweise, digitale Ablage und Archivierung
  • Optional kann der Sachbericht direkt über ein  instrumentenabhängiges Formulare erfasst werden
  • Mehrstufige Begleitung durch den Prüfprozess der Berichte & Nachweise
  • Dokumentation der Prüfung anhand von instrumentenabhängige Prüflisten
  • Maßgeschneiderte Dashboards für alle Projektbeteiligten mit individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechten

Controlling & Reports

  • Erstellung von Reports und Auswertungen, insbesondere für den Geschäftsbericht, zusammengestellt nach dem jeweiligenBedarf
  • Einzelne oder gebündelte Zusammenstellung der Auswertungen aus unterschiedlichen Projektphasen und Programmen

Das sagen unsere Kunden und Anwender

Das neue Modul zur Forschungsverwaltung ist perfekt auf die Workflows unserer IGF-Projekte zugeschnitten. Das System entlastet die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und gibt uns jederzeit einen transparenten Überblick über alle Vorgänge – die Effizienssteigerung ist enorm.

Dr. Andreas Förster, Forschungsförderung DECHEMA e.V.
Kunde aus dem Bereich Forschungsförderung / Forschungsvereinigung
Die Verwaltungslösung die Ihnen Transparenz schafft
Zentrale Lösung für alle Stufen der Fördermittelverwaltung
Dokumentation und Kommunikation
Server in Deutschland (DSGVO-konform)

Wir präsentieren Ihnen ProMeta gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen!

Sprechen Sie mich an und vereinbaren Sie direkt online ein Beratungstermin oder hinterlassen Sie eine Nachricht.

Stephanie Sarach-Reuber
Geschäftsführerin

+49 2232 1504141

jetzt Beratungstermin vereinbaren