Formale Aufsichtsrat‑Sitzungen endlich meistern – mit einem Fachsystem für klare Abläufe, saubere Beschlüsse, weniger Hektik.
Für Leitungsgremien und ihre Geschäftsstellen, die ordentliche Sitzungen mit anspruchsvollen Beschlusslagen unter hohem Zeitdruck organisieren – und weg von E‑Mail-Ketten, Versionschaos und unsicheren Umlaufverfahren wollen..
- Weniger Abstimmungsaufwand – Einladungen, Tagesordnung, Unterlagen und Beschlüsse in einem geführten Ablauf.
- Sitzungen sicher vorbereiten – alle Unterlagen, Rollen und Fristen zentral im Blick.
- Beschlüsse verantwortbar dokumentiert – Sitzung und Umlaufverfahren bleiben jederzeit nachvollziehbar..
24+ Jahre Expertise in Gremienverfahren · fachliche Begleitung statt Tool-Verkauf · ProMeta entwickelt und betrieben in DE
30 Minuten, kostenlos & unverbindlich.Wir ordnen Ihre Sitzungs- und Beschlussrealität fachlich ein. Sie nehmen eine klare Einschätzung mit, ob ProMeta zu Ihrer Gremienarbeit passt.
Mit ProMeta behalten wir in unseren Gremien jederzeit den Überblick – für uns ein echter Gewinn.
Mit ProMeta verwalten wir erfolgreich unsere Gremien und bieten den Teilnehmern jederzeit Zugriff auf alle Termine und Unterlagen. Ein echter Mehrwert für beide Seiten.
Dirk Pagels
InformationsZentrum Beton GmbH
Alle Termine und Unterlagen sind immer verfügbar – das erleichtert unsere Arbeit enorm.
ProMeta passt perfekt zu unseren Anforderungen in der Gremien- und Beiratsarbeit. Die Software ist verständlich aufgebaut, unterstützt die effiziente Verteilung von Informationen sowie die Verwaltung von Mandaten. Der Support von infotraX ist schnell, zuverlässig und immer nah an unseren Bedürfnissen.
Daniela Verges
DECHEMA e.V., Gremienverantwortliche
Mit ProMeta organisieren wir seit Jahren erfolgreich unsere Fachgremien – ein echter Mehrwert für über 2.000 Mitglieder
Seit vielen Jahren setzen wir ProMeta erfolgreich als Kooperationsplattform für unsere ProcessNet-Fachgremien ein. Über 2.000 Mitglieder greifen einfach per Webbrowser auf ihre relevanten Informationen zu. Besonders vorteilhaft ist, dass wir die Software selbst administrieren und dadurch flexibel bleiben.
Dr. Leo Nick
ProcessNet
Herausforderungen im Sitzungsmanagement
Sitzungsmanagement unter Druck: formale Anforderungen auf Basis informeller Abläufe
Sie organisieren in Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat formale Sitzungen mit hohen Anforderungen – und trotzdem laufen Einladung, Unterlagen, Beschlüsse und Umlaufverfahren oft über E‑Mails, Dateien und Einzelwissen.
Ordentliche, formale Sitzungen sind verdichtete Entscheidungstermine. Gleichzeitig entsteht der organisatorische Ablauf häufig „nebenbei“: mit E‑Mail-Ketten, Dateiablagen, individuellen Checklisten und vielen manuellen Abstimmungen.
Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor?
- Einladungen unter Zeitdruck: Fristen sind fix, Unterlagen kommen in letzter Minute.
- Versions- und Dateichaos: Der gültige Stand ist nicht auf einen Blick erkennbar.
- Kurzfristige Änderungen: Nachträge, Reihenfolgen, Teilnehmerlisten werden manuell nachgezogen.
- Umlaufbeschlüsse per E‑Mail: Rückmeldungen, Quoren und Fristen sind nur schwer zentral im Blick.
- Protokolle als Rekonstruktion: Inhalte müssen aus Notizen, Mails und Dokumenten zusammengefügt werden.
- Beschlüsse ohne Gesamtbild: Auflagen und To-dos liegen in Excel oder in Köpfen.
- Neue Mitglieder ohne Historie: Übergaben dauern, Rückfragen häufen sich.
- Abhängigkeit von Einzelpersonen: Fällt jemand aus, entsteht Unsicherheit.
Die Folge ist selten ein „großes Scheitern“, sondern ein Dauerprovisorium: hoher Abstimmungsaufwand, unnötige Risiken und wenig belastbare Nachvollziehbarkeit.
Warum ein Fachsystem – und nicht „noch ein Tool“?
Viele Organisationen steuern Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen mit Outlook, SharePoint, Dateien und Excel. Das funktioniert – bis Verantwortung, Frequenz und Komplexität so hoch werden, dass die Organisation zur Dauerbaustelle wird.
Ein Fachsystem bedeutet: Ein System, das den Ablauf fachlich trägt, regelkonform steuert und ordnungsgemäß dokumentiert – statt nur Unterlagen zu speichern. So müssen Sie bei Rückfragen oder Prüfungen nicht „zusammensuchen“, sondern können den Entscheidungsweg sauber belegen.
Governance-feste Dokumentation statt späterer Rekonstruktion
Unterlagen, Versionen, Beschlüsse und Auflagen bleiben verknüpft, transparent und nachvollziehbar – auch bei Wechseln.
Einheitliche Beschlusswege statt individueller Lösungen
Vorlagen, Abstimmungen und Umlaufverfahren folgen einer klaren Logik mit Rollen und Fristen und strukturierter Dokumentation der Entscheidungen.
Durchgängiger Ablauf statt Tool-Sammlung
Von Einladung bis Nachverfolgung – ohne parallele Ablagen und manuelle Verteiler.
Ihre Lösung für moderne Gremienarbeit
ProMeta – Ihre Lösung für verantwortbare Sitzungs- und Beschlussführung
Praxisnah. Strukturiert. Und natürlich DSGVO-konform.
ProMeta als Grundlage für verlässliche Gremienarbeit auf Leitungs- und Aufsichtsebene.
ProMeta ist eine webbasierte Fachanwendung, mit der Organisationen Sitzungen, Beschlüsse und Umlaufverfahren ihrer Leitungs- und Aufsichtsgremien strukturiert, nachvollziehbar und sicher steuern.
Statt jede Sitzung als eigenes Projekt zu organisieren, führen Sie Ihr Sitzungs- und Beschlussmanagement über ein zentrales System – von der Einladung über Unterlagen, Protokolle/Niederschriften und Beschlüsse bis zur Nachverfolgung von Auflagen.
- Alles im Zusammenhang – Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse und Aufgaben hängen fachlich zusammen, statt in getrennten Ablagen zu liegen.
- Klare Verfahren – Schritte, Fristen und Zuständigkeiten sind je Gremium definiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar.
- Nachvollziehbare Beschlusswege – von der Vorlage über Diskussion, Abstimmung und Beschluss bis zur Umsetzung bleibt erkennbar, was entschieden wurde.
- Geschäftsstelle in der Steuerungsrolle – Sitzungs- und Beschlussmanagement wird systemgestützt geführt, nicht über individuelle Workarounds.
Vorteile
Das leistet ProMeta konkret für Ihr Sitzungs- und Beschlussmanagement auf Leitungs- und Aufsichtsebene.
Mehr Steuerbarkeit, weniger operative Belastung.
Möchten Sie prüfen, ob ProMeta zu Ihrer Gremienarbeit und Sitzungsalltag passt?
Unverbindliches Erstgespräch zur fachlichen Einordnung, ca. 30 Minuten
Zentral geführte Sitzungs- und Beschlussprozesse
Sie führen Ihre Sitzungs‑ und Beschlussprozesse zentral und sehen jederzeit, welche Sitzungen anstehen, welche Beschlüsse offen sind und wo noch Unterlagen fehlen – statt verstreuter Organisation über E‑Mails, Dateien und Einzellisten.
Verlässliche Fristen & Verfahren
Einladungs‑, Versand‑ und Beschlussfristen werden systemgestützt gesteuert und dokumentiert – statt mit persönlichen Checklisten und „Zuruf“-Kontrolle dafür zu sorgen, dass formale Anforderungen eingehalten werden.
Strukturierte Umlaufbeschlüsse
Umlaufbeschlüsse folgen klar definierten Schritten mit Fristen, Rückmeldestatus und Ergebnisdokumentation – statt als E‑Mail-Konstruktion zu laufen, die mühsam nachgehalten und im Nachgang rekonstruiert werden muss.
Klare Rollen & Zugriffe
Mitglieder, Vorsitz, Geschäftsführung, Geschäftsstelle und Assistenz arbeiten mit klar definierten Rollen und Rechten – statt dass „alle alles sehen“ oder kritische Informationen nur in den Postfächern einzelner Personen liegen.
Transparente Beschlusshistorie
Sie sehen auf einen Blick, was wann unter welchen Unterlagen beschlossen wurde – statt bei Prüfungen, Personalwechseln oder Rückblicken Beschlüsse aus Protokollen, Anhängen und Postfächern zusammensuchen zu müssen.
Entlastete Geschäftsstelle & Assistenz
Wiederkehrende Aufgaben wie Einladungen, Unterlagenversand und Erinnerungen laufen als geführte Prozesse im System – statt über manuell gepflegte Verteiler, Mehrfachversand und individuelle To‑do‑Listen.
Mehr Ruhe und Steuerbarkeit im Sitzungsalltag
Sitzungen werden zu verlässlich vorbereiteten Entscheidungsterminen mit klaren Zuständigkeiten – statt zur Dauerbaustelle, bei der kurz vor jeder Sitzung Unterlagen, Teilnahmen und Beschlüsse neu zusammengesetzt werden müssen.
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Gremien- und Förderverfahren steuern
Bausteine
Fünf Bausteine, mit denen Ihr Sitzungsalltag beherrschbar wird
Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.
Termin- & Einladungsmanagement
Planen und versenden Sie Einladungen zu Vorstandssitzungen, Aufsichtsratstreffen und Beiratssitzungen digital. Teilnehmerverwaltung, Rollen und Erinnerungen sind zentral organisiert und schaffen effiziente Sitzungsorganisation.
Erstellen Sie Terminvorschläge und stimmen Sie diese digital mit allen Beteiligten ab.
Versenden Sie Einladungen automatisch per E-Mail – inkl. Agenda, Unterlagen und individuellen Vorlagen.
Halten Sie Zu- und Absagen jederzeit im Blick und fragen Sie zusätzliche Infos wie Teilnahmeform oder Stellvertretung ab.
Automatische Erinnerungen an Teilnehmer, die noch nicht reagiert haben – individuell anpassbar.
Definieren Sie Fristen für Rückmeldungen und weisen Sie Einladungen gezielt nach Rolle (z. B. Vorstand, Aufsichtsrat, Gäste) zu.
Legen Sie Tagesordnungspunkte (TOPs) schnell an, strukturieren Sie Ihre Agenda und behalten Sie jederzeit den Überblick.
Reichen Sie Themen und Beschlussanträge digital ein, ordnen Sie diese der Agenda zu und verknüpfen Sie sie direkt mit dem Protokoll.
Weisen Sie jedem TOP eine Kategorie (z. B. Beschluss, Information, Präsentation) sowie Verantwortliche zu.
Fügen Sie Berichte, Vorlagen oder Präsentationen direkt an die entsprechenden TOPs oder Beschlüsse an.
Bearbeiten Sie Agenden per Drag-and-Drop, versionieren Sie Änderungen und exportieren Sie die finale Tagesordnung als PDF oder Word.
Halten Sie Anmerkungen und Hintergrundinformationen fest – sichtbar nur für berechtigte Nutzer.
Kennzeichnen Sie Agenden als final und stellen Sie sie allen Beteiligten digital zur Verfügung.
Agenda, Tagesordnung & Beschlussvorlagen
Erstellen Sie Agenden, Tagesordnungen und Beschlussvorlagen digital und strukturiert. ProMeta sorgt für klare Abläufe, transparente Sitzungsprozesse und revisionssichere Dokumentation.
Beschlussfassung & Protokoll
Beschlüsse digital erfassen, verwalten und rechtssicher dokumentieren. Mit automatisierter Protokollerstellung und Live-Protokollierung schaffen Sie maximale Transparenz in Ihrer Gremienarbeit.
Markieren Sie Tagesordnungspunkte als „mit Beschluss“ und dokumentieren Sie Abstimmungsergebnisse direkt im System.
Führen Sie Protokolle parallel zur Sitzung – mit Struktur, Kommentaren und klarer Zuweisung zu TOPs und Beschlüssen.
Generieren Sie Protokollentwürfe direkt aus der Tagesordnung – inklusive Beschlüssen, Aufgaben und Ergebnissen.
Protokolle können nach Prüfung freigegeben und den Gremienmitgliedern digital zur Verfügung gestellt werden.
Erfassen Sie Ja/Nein/Enthaltungen direkt im System – schnell, nachvollziehbar und revisionssicher.
Teilnehmer geben ihre Stimme digital im System zu einzelnen Beschlussvorlagen ab – unabhängig von Ort und Zeit.
Legen Sie Fristen für Umlaufverfahren fest und erinnern Sie automatisch alle Mitglieder, die noch nicht abgestimmt haben.
Alle Abstimmungen und Umlaufbeschlüsse werden revisionssicher gespeichert und ins Protokoll übernommen.
Die Resultate werden automatisch ausgewertet, übersichtlich dargestellt und optional allen Teilnehmenden zugänglich gemacht.
Abstimmungen & Umlaufverfahren
Führen Sie Abstimmungen digital durch – in Sitzungen oder im Umlaufverfahren. Entscheidungen werden damit effizient, transparent und rechtssicher dokumentiert.
Beschlusswesen
Das Beschlusswesen in ProMeta ermöglicht eine strukturierte Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Beschlussvorlagen. Alle Vorgänge und Niederschriften sind zentral, nachvollziehbar und revisionssicher.
Beschlussanträge können direkt im System eingereicht, kategorisiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Ermöglichen Sie Gremienmitgliedern, vor der Abstimmung Stellungnahmen abzugeben – für mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen.
Standardisierte Vorlagen sorgen für einheitliche Dokumentation und erleichtern die Vorbereitung.
Beschlüsse können im Umlaufverfahren durchgeführt werden. Jede teilnahmeberechtigte Person stimmt dabei mit Ja, Nein oder Enthaltung ab. Ergebnisse, Quorum und Fristen werden automatisch geprüft und dokumentiert.
Prüfen Sie automatisch die Beschlussfähigkeit, erfassen Sie Ergebnisse digital und dokumentieren Sie diese revisionssicher.
Alle Beschlüsse werden in einer formalen Niederschrift festgehalten und revisionssicher archiviert – jederzeit transparent abrufbar.
Versenden Sie Einladungen, Erinnerungen und Protokolle automatisiert per E-Mail oder Plattform.
Mitglieder geben Teilnahmeform, Stellvertretungen oder Anmerkungen direkt im System ab.
Gremienmitglieder können Stellungnahmen zu Themen abgeben, digital abstimmen und Themen direkt kommentieren – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
Vertrauliche Informationen laufen geschützt über ProMeta – statt über unsichere Mail-Verteiler.
Dank zentraler Historie bleiben Mitteilungen dauerhaft dokumentiert – auch bei Personalwechseln.
Binden Sie externe Mitglieder oder Gäste unkompliziert in die Kommunikation ein – ohne Mehraufwand.
Kommunikation mit Mitgliedern
Kommunizieren Sie digital, sicher und transparent mit allen Gremienmitgliedern. Von Einladungen bis zu Protokollen sorgt ProMeta für nachvollziehbare und effiziente Kommunikation.
Praxisberichte
Wie Geschäftsstellen ihre Gremienarbeit mit ProMeta spürbar entlasten – drei Praxisbeispiele
Verbände, Behörden und Forschungsvereinigungen zeigen, wie sie Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse heute mit ProMeta strukturieren – und was sich im Alltag der Geschäftsstelle konkret verbessert.
InformationsZentrum Beton GmbH (IZB), zentrale Plattform der deutschen Zement- und Betonindustrie für Fachinformation, Beratung und Wissenstransfer
Wie das IZB seine Gremienarbeit digitalisiert – effizient, transparent und mit echtem Mehrwert
Digitales Sitzungsmanagement für Arbeitskreise und Gremien AusgangssituationDas InformationsZentrum Beton koordinierte seine Arbeitskreise und Gremien bislang papier- und E-Mail-basiert. Mit wachsendem Umfang und steigender Beteiligung entstand der Wunsch nach mehr Transparenz, Struktur und Effizienz. Lösung mit ProMetaProMeta digitalisiert die Sitzungsorganisation – von Einladungen und Tagesordnungen über Abstimmungen bis zur Protokollführung. Dokumente werden zentral bereitgestellt, Rollen und Rechte klar geregelt und Abläufe automatisiert. Ergebnisse
DFO e. V., Deutsche Forschungsgesellschaft für Oberflächenbehandlung
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung bei der DFO – weniger Verwaltungsaufwand, sichere Zugriffe und mehr Transparenz für alle Beteiligten
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung für mehr Effizienz und Transparenz AusgangssituationDie DFO ist das zentrale Netzwerk für Forschung und Austausch in der industriellen Oberflächentechnik. Bisher nutzte sie einen internen Webbereich zur Organisation von Gremien und Sitzungen. Mit wachsender Zahl an Beteiligten stieß das System jedoch an Grenzen – insbesondere in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und Prozessdigitalisierung. Lösung mit ProMetaMit ProMeta wurde der bisherige Mitgliederbereich durch eine zentrale Gremien- und Sitzungsplattform ersetzt. Sitzungen können digital organisiert, Tagesordnungen erstellt, Dokumente zentral abgelegt und Beschlüsse direkt erfasst werden. Rollen- und Rechteverwaltung, personalisierte Startseiten sowie integrierte Abstimmungen und Kommentarfunktionen sorgen für klare Prozesse, einfache Zugänge und sichere Zusammenarbeit. Ergebnisse
eine der führenden Organisationen für angewandte Forschung in Europa
Digitales Sitzungsmanagement für Vorstand, Senat und Aufsichtsrat einer führenden Forschungseinrichtung
Digitales Sitzungsmanagement für Vorstand, Aufsichtsrat und Senat AusgangssituationEine der führenden Forschungseinrichtungen in Deutschland organisierte die Arbeit ihrer zentralen Gremien bislang überwiegend manuell. Tagesordnungen wurden per E-Mail abgestimmt, Themenvorschläge formlos gesammelt und Beschlüsse nicht einheitlich dokumentiert. Lösung mit ProMetaMit einem digitalen Sitzungsmanagementsystem konnten Tagesordnungen strukturiert erstellt, Themenvorschläge und Beschlussvorlagen digital eingereicht und Beschlüsse zentral dokumentiert werden. Ein Protokollmodul übernimmt Diskussionen und Entscheidungen direkt aus der Agenda, Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgen für klare Abläufe. Ergebnisse
Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.
Von der Planung bis zur Nutzung begleiten wir Ihre Organisation sicher durch die Einführung von ProMeta – der Software für digitale Gremienverwaltung und Sitzungsmanagement.
Jetzt persönlichen Termin sichern
In einer kostenlosen und unverbindlichen Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie ProMeta den gesamten Prozess – von der Planung über die Einführung bis zur Nutzung – für Ihre Einrichtung erleichtert.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektborbereitung & Kick-Off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Ihre Sitzungs- und Beschlussrealität fachlich einordnen
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Sitzungs- und Beschlusslage in Aufsichtsrat, Vorstand & Beirat fachlich ein und prüfen gemeinsam, ob ProMeta zu Ihren Anforderungen passt. Daraus entsteht eine belastbare Orientierung für sinnvolle nächste Schritte.
- Fachliche Einordnung Ihrer Sitzungs-, Beschluss- und Umlaufverfahren mit typischen Engpässen und Abstimmungsaufwänden.
- Orientierung, welche Verfahrenslogik und Struktur für Aufsichtsrat, Vorstand und weitere Leitungsgremien sinnvoll ist.
- Gemeinsame Einschätzung, ob ProMeta fachlich zu Ihrer Situation passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – ohne Verkaufsshow.
Ihre Ansprechpartnerin: Stephanie Sarach-ReuberGeschäftsführerin & fachliche Leitung von infotraX. Sie ordnet Ihre Situation in den Leitungs- und Aufsichtsgremien ein und gibt Ihnen eine belastbare Empfehlung.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig.
Häufig gestellteFragen.
ProMeta ist speziell auf die Anforderungen von Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat zugeschnitten. Von der Einladung über die Dokumentenverwaltung bis zur rechtssicheren digitalen Beschlussfassung laufen alle Prozesse zentral, effizient und DSGVO-konform.
Mit ProMeta erfassen, verwalten und dokumentieren Sie Beschlüsse digital. Die Software sorgt für transparente Abstimmungen, revisionssichere Archivierung und rechtssichere Protokollführung.
Digitale Workflows, zentrale Dokumentenverwaltung, rechtssichere Beschlussfassungen und automatisierte Erinnerungen reduzieren Verwaltungsaufwand und schaffen Transparenz.
Ja, die Software ist modular aufgebaut und individuell anpassbar – ob für Sitzungen im Vorstand, im Aufsichtsrat oder im Beirat.
Ja. ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
ProMeta digitalisiert Sitzungen, automatisiert Abläufe und sorgt für transparente Dokumentation. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Ja. ProMeta ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für kleine Vereine als auch für große Verbände oder Kommunen mit vielen Gremien.
Ja, denn Abstimmungen über ProMeta sind ebenfalls sehr individualisierbar und erlauben Ihnen verschiedene Informationen auf einmal abzufragen, sowie die Antworten in einem übersichtlichen Reporting einzusehen.
Ja. In ProMeta können Sie eigene Protokollvorlagen sowie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten anlegen und flexibel anpassen. Dabei lässt sich auch Ihr Corporate Design (CI) berücksichtigen – etwa durch individuelles Layout, Logos oder Formatierungen. So entstehen Dokumente, die nicht nur funktional sind, sondern auch optisch zu Ihrer Organisation passen.
Ja. ProMeta unterstützt Sie bereits in der Vorbereitung von Sitzungen. Teilnehmende können eigene Themenvorschläge einreichen, und Vorlagen für Beschlüsse lassen sich zentral sammeln. Diese Beiträge werden strukturiert erfasst, können geprüft und in die Tagesordnung übernommen werden – so entsteht eine transparente und effiziente Vorbereitung.
Ja. Über rollenbasierte Zugriffe können externe Mitglieder sicher auf Unterlagen, Einladungen und Protokolle zugreifen – ohne zusätzlichen Installationsaufwand.
Ja. ProMeta unterstützt digitale Abstimmungen in Sitzungen und Umlaufverfahren mit revisionssicherer Dokumentation.
Ja. In ProMeta lassen sich frühere Tagesordnungen unkompliziert als Vorlage übernehmen. Dadurch können Inhalte, Themenblöcke oder Beschlussvorlagen schnell in neue Sitzungen übertragen und bei Bedarf angepasst werden. So sparen Sie Zeit und stellen zugleich die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Gremienarbeit sicher.
Die Einführung erfolgt in enger Abstimmung mit Ihrer Geschäftsstelle. Schulungen und Support stellen sicher, dass ProMeta schnell produktiv genutzt werden kann.In vielen Fällen ist ein Start nach 1 Woche möglich – inklusive Schulungen und Datenübernahme.
Die Kosten für die Nutzung von ProMeta setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die wir je nach Anforderungen Ihrer Organisation kombinieren:
Unser Basissupport steht während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir erweiterte Support- und Servicepakete an.
Ja. Vorhandene Daten wie Mitgliederlisten, Gremienstrukturen oder historische Sitzungsunterlagen können migriert und nahtlos in ProMeta integriert werden.
Ja. Über Schnittstellen und Datenimporte lassen sich bestehende Strukturen (z. B. CRM-System) und Benutzerverzeichnisse (z. B. Active Directory, OpenLDAP) anbinden. Je nach Bedarf können Stamm- und Bewegungsdaten regelmäßig manuell oder automatisch in ProMeta importiert oder zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. So lassen sich beispielsweise Mitgliederdaten aus Ihrem bestehenden CRM-System nahtlos in ProMeta übernehmen und für die Verwaltung von Gruppen und Gremien nutzen.
ProMeta wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL/TLS) und revisionssicher gespeichert. Rollenbasierte Zugriffskonzepte, regelmäßige Backups und Protokollierungen gewährleisten maximale Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Prozesse entsprechen den Anforderungen der DSGVO und werden regelmäßig überprüft.
Gerne beantworten wir Ihre individuellen Anliegen rund um ProMeta persönlich. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Wenn Sie weitere Fragen haben, klären wir diese gerne im Erstgespräch.