Erfolgsgeschichten

Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.

Zentrale Plattform für die Fördermittelverwaltung sowie Administration der geförderten Projekte & Personen

Branche:
Forschungsgemeinschaft
Einsatzschwerpunkt:
Fördermittelverwaltung und Forschungsprojektverwaltung

Alle Projekte, die aus dem Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) gefördert werden, werden seit 2022 mit der neuen Projektverwaltungslösung ProMeta verwaltet.

Der Impuls- und Vernetzungsfonds der Helmholtz-Gemeinschaft existiert seit 2003 und umfasst ein Fördervolumen von aktuell rund 88 Mio. Euro pro Jahr. In der Vergangenheit waren in der Antragsstellung und Projektadministration häufig viele Abstimmungsschleifen per E-Mail nötig. Zudem fehlten wichtige Dokumentations- und Auswertungsmöglichkeiten, um den Impuls- und Vernetzungsfonds projekt- und instrumentenübergreifend zu steuern. Mit der Einführung der neuen Projektverwaltungslösung wurde die Antragsstellung und Projektverwaltung digitaler, nutzerfreundlicher und besser auswertbar. Gegenwärtig werden rund 460 laufende Projekte betreut. Zusammen mit den abgeschlossenen Projekten sind rund 3.600 Datensätze in der gegenwärtig verwendeten Datenbank enthalten.

Drei übergeordnete Ziele wurden an die zu etablierende neue Projektverwaltungslösung gesetzt.

  • Optimierung der Verwaltung & Administration der Mittel
  • Optimierung der Administration für geförderte Projekte und Personen
  • Optimierung des Finanzreportings und der Finanzforecast.

Die Aktivitäten und Prozesse des Impuls- und Vernetzungsfonds in Bezug auf die neue Projektverwaltungslösung ProMeta lassen sich in drei Bereiche aufteilen:

  • Förderdomäne
  • Bewerbungsdomäne
  • Projektdurchführungsdomäne.

In der Förderdomäne plant und entwickelt das IVF-Team Förderkonzepte und Förderinstrumente als Grundlage für Ausschreibungen und die resultierenden Projekte. Die Förderkonzepte werden mit den Zuwendungsgebern aus Bund und Ländern gemeinschaftlich abgestimmt und sind auf mehrere Jahre angelegt. Jedem Förderkonzept ist ein Gesamtbudget planerisch zugeordnet. Auch die übergreifende Budget- und Liquiditätsplanung erfolgt in dieser Domäne.

Diese Förderinstrumente wirken auf bestimmte strategische Schwerpunkte oder Themenfelder ein. Jedem Förderinstrument ist ein Gesamtbudget planerisch zugeordnet.

Zur Definition eines Förderinstruments werden wesentliche Informationen abgelegt, wie bspw. die Assoziierung zu bestimmten Themenfeldern oder strategischen Schwerpunkten (diese dienen zu strategischen und taktischen Auswertungen) und der Zuordnung eines geplanten Gesamtbudgetplans für alle Ausschreibungen.

Die Vergabe der Fördermittel erfolgt über wettbewerbliche Verfahren, die zeitlich begrenzt sind und in der Regel durch ein internationales Peer Review begleitet werden. Die Prozesse der Bewerbungsdomäne beschreiben die Zusammenarbeit zwischen Antragssteller*innen, Verantwortlichen seitens IVF für eine Ausschreibung und den Reviewer*innen der Projektanträge.

Sobald eine Entscheidung zur Förderung über ein Auswahlgremium getroffen wurde, gehen die Ausschreibungen in die Phase der Projektdurchführung über. Mit Start der Projekte einer Ausschreibung beginnt die finale Phase, in der Projektcontrolling, Auszahlung von Planbudgets und regelmäßige Reviews im Vordergrund stehen. Zudem wird aus den aggregierten Daten die Grundlage der Liquiditätsplanung generiert.

Profil

Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V. (auch Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren) ist die größte deutsche Organisation zur Förderung und Finanzierung der Forschung und mit über 43.000 Mitarbeitern sowie einem Budget von ca. 5,4 Milliarden Euro (2020) eine der größten wissenschaftlichen Forschungsorganisationen der Welt.

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