Städte und Kommunen erfüllen einen Teil ihrer kommunalen Aufgaben außerhalb der Kernverwaltung in wirtschaftlich geführten Unternehmen. Das Amt der Konzernsteuerung übernimmt daher u.a. die Aufgabe der Steuerung der städtischen Beteiligungen und Eigenbetriebe, die Zusammensetzung der Organe der Gesellschaften, die Mandatsbetreuung und die Terminüberwachung. Das Beteiligungsportfolio der Stadt Hamm besteht aus mehr als 45 Gesellschaften und Betrieben, die zum Teil als Mehrheitsgesellschaften geführt werden. Aktuelle Informationen zu Gesellschaften und Betrieben, Kapitalgebern, Gremien und Mandatsträgern sind die Voraussetzung zur Umsetzung dieser Aufgaben.

Für die Abbildung der Beteiligungsverhältnisse sowie für die Verwaltung der Organe der Gesellschaften setzte die Stadt Hamm eine eigens programmierte Software ein. Änderungen und Erweiterungen an der Datenbankstruktur und an Formularen ließen sich nur sehr schwer und mit viel Aufwand einpflegen. Des Weiteren gab es wichtige neue Anforderungen und einen Bedarf an neuen Funktionen, die in dem bestehenden System nicht sinnvoll umsetzbar waren.

Zur Erhöhung der Effizienz der oben genannten Tätigkeiten suchte die Stadt Hamm eine softwaretechnische Unterstützung.

ProMeta bietet zahlreiche Funktionen, um diese Arbeiten zu unterstützen und die Abläufe effizient zu gestalten. Beteiligungsverhältnisse sowie die Organe der Gesellschaften lassen sich mit der Software abbilden und sinnvoll verknüpfen. Alle beteiligungsrelevanten Daten und Dokumente werden in ProMeta zentral, vollständig und transparent abgebildet. Die Daten werden verlässlich und tages-aktuell in übersichtliche Dashboards angezeigt. Änderungen und Erweiterungen an der Datenbankstruktur und an Formularen können leicht, schnell und mit wenig Aufwand einpflegt werden. ProMeta bildet somit eine hervorragende Basis als Software-Unterstützung für das Beteiligungsmanagement.

Herausforderungen bei der Einführung der Softwarelösung ProMeta

• Erfassung aller wichtigen Stammdaten der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Mandate, Gesellschafter und Gremien in einer zentralen Datenbank
• Überblick über die Beteiligungsstruktur und das Beteiligungsportfolio
• Zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Ratsbeschlüssen, Verknüpfung von Dokumenten mit einer Person
• Abbildung der Organe Mandatsbetreuung/Gremienbesetzung mit Funktion, Rang, Fraktion, Wahlperiode, Entsender, Vertretung inkl. Aufbau einer Historie
• Vollständige Historie der Mandatsträger
• Zentrale Ablage von wesentlichen Unterlagen wie z.B. Satzungen oder Gesellschafterverträge, die aktuellen Handelsregisterauszüge, Verträge, Jahresabschlüsse und Prüfberichte sowie Unterlagen und Protokolle von Aufsichtsratssitzungen oder Gesellschafterversammlungen
• Planung und Management von Aufsichtsrats-Sitzungen
• Direktes Erzeugen von Standardberichten und Adressetiketten wie z.B. Anteilsbesitz, Gremienmitglieder
• Maßgeschneiderte Dashboards für Gesellschaften und Gremien

Highlights im Detail - Kundenspezifische Implementierungen und Neuerungen

• Abbildung des Beteiligungsportfolios als Tabelle, als Baum und Diagramm
• Abbildung der Gremien/Organe der Gesellschaften analog des Beteiligungsportfolios z.B. Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Beirat, Gesellschafterversammlung
• Vollständige Historie der Mandatsträger
• Beschränkung der Gremien auf eine maximale Anzahl von N-Mitgliedern, Validierung der verfügbaren Sitze
• Darstellung der Beteiligungen sowie der Anteile an anderen Gesellschaften
• Darstellung der unmittelbaren (direkten) Beteiligungen
• Anzeige, welche Gremien in den einzelnen Unternehmen eingesetzt werden mit Anzahl der Mitglieder, Mitgliedsnamen, entsendenden Unternehmen
• Abbildung von Prüfern und des Prüfungszeitraums
• Darstellung der unmittelbaren (direkten) Beteiligungen
• Darstellung der Beteiligungen sowie der Anteile an anderen Gesellschaften
• Weiterverarbeitung der Mandate und Verteilerlisten z.B. in einem E-Mail-Programm
• Gesamt-Ausgabe aller Beteiligungen mit den entsprechenden Organen und Mandaten in einem formatierten Bericht (Excel)
• Überprüfung der Unter- oder Überbelegung von Sitzen in den Organen
• Versand von Protokollen und Beschlüssen als E-Mail-Attachments
• Daten-Migration der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Alt-System
• Aufbau einer Import-Schnittstelle zum schnellen Einpflegen von neuen Besetzungen und Berufungen, insbesonders mit dem Beginn einer neuen Wahlperiode