Erfolgsgeschichten

Die Initiative nutzt ProMeta für folgende Aufgaben

• Abbildung der Organisationsstruktur (Geschäftsstelle, Vorstand, Gremien) und der Mitglieder
• Organisation und Verwaltung von Sitzungen und Fachveranstaltungen
• Zentrale Ablage und Verteilung von Dokumenten
• Anbindung der Mitglieder
• Projektverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Auswertungen und Berichtswesen

Sitzungen und Tagungen komfortabel mit ProMeta planen

Die Geschäftsstelle ProcessNet mit etwa 5.000 Mitgliedern bereitet im Jahr über 200 Gremien-Sitzungen vor. Die Sitzungen sind sowohl eintägig wie auch mehrtägig. Auch gemeinsame Gremien-Sitzungen werden durchgeführt. Größte Veranstaltung ist die alle zwei Jahre stattfindende ProcessNet-Jahrestagung mit weit über 1.000 Teilnehmern.

Ausgangslage

Neben der Gremiensitzung findet am Vorabend ein gemeinsames Abendessen statt.

Abwicklung in ProMeta

• Aus Standardtextbausteinen wird – je nach Zugehörigkeit zu Gremien und Arbeitsgruppen – für jedes Mitglied ein individuelles Einladungsschreiben erstellt und per E-Mail versandt
• Über einen Link in der E-Mail kommt jeder Empfänger mit einem Mausklick zu seiner Rückmeldeseite in ProMeta und kann hier mit je einem "klick":
  • Sitzungstermine zu- oder absagen,
  • Übernachtungswünsche angeben,
  • Abendessen an- oder abwählen, ggf. ein vegetarisches Menü bestellen,
  • eingestellte Sitzungsunterlagen herunterladen.
• Die Geschäftsstelle erhält jederzeit auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick über den Rückmeldestand, auf Wunsch kann ein Bericht erstellt und ggf. exportiert werden (z.B. eine Teilnehmerliste für Unterschriften).
• Bei Anmeldung erhält das Mitglied eine Bestätigungsmail mit einem individuellen Link auf seine Sitzungsdokumente und Unterlagen.
• Mitglieder, deren Rückmeldung zu einem festgelegten Stichtag offen ist, werden mit einer Erinnerungsmail angeschrieben.
• Nach der Stitzung werden auf gleichem Weg Protokolle und Unterlagen zum Download bereitgestellt – auf Wunsch für alle Gruppenmitglieder, nur für die Sitzungsteilnehmer oder für individuell zusammengestellte Verteilerlisten.
• Von den Referenten werden über einen assistentengeführten Dialog die Präsenationen angefordert. Über einen personalisierten Link laden die Referenten die entsprechenden Dokumente direkt in ProMeta hoch. Die Vorbelegung der Meta-Daten und die Verknüpfung mit dem Termin übernimmt ProMeta automatisch.
• Für die Planung und Durchführung der Sitzungen werden beim Anlegen des Termins in ProMeta Aufgaben angelegt, die die Geschäftsstelle u.a. an den Versand der Einladungen und Erinnerungen, Bestellung von Raum und Essen, Druck der Teilnehmerlisten und Versand der Protokolle erinnert.
• Der Termin und die dazugehörigen Aufgaben werden in einem übergeordneten Outlook-Kalender angezeigt.