Der Verein Deutscher Zementwerke e.V. ist ein Zusammenschluss der zement-herstellenden Unternehmen in Deutschland. Aufgabe des VDZ ist die Wahrung und Förderung der gemeinsamen wirtschaftlichen Belange der deutschen Zementindustrie sowie die Förderung von Technik und Wissenschaft. Gemeinsam mit Vertretern aus der Industrie beraten die Mitarbeiter aller Gesellschaften des VDZ in Ausschüssen und Beiräten über aktuelle Aktivitäten, Forschungsprojekte und künftige Handlungsfelder rund um die Zement- und Betonherstellung.

Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremien- und Ausschusssitzungen bedürfen stets einer sorgfältigen Arbeit, damit alles reibungslos und im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ablaufen kann. So gelten beispielsweise bestimmte Fristen für Sitzungseinladungen und viele weitere formale Regelungen, die zwingend einzuhalten sind.

Für die digitale Unterstützung der Sitzungsvorbereitung und -nachbearbeitung suchte der Verein eine geeignete Software-Unterstützung mit umfangreichen Funktionen. Besonderen Wert legte man auf Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Software, um auch wachsenden Anforderungen des Vereins gerecht werden zu können.

Digital informieren, kommunizieren, organisieren und letztendlich auch interagieren – darauf kam es dem Verein bei der Auswahl einer perfekten Gremien-Software für seine VDZ-Mitarbeiter und Mitglieder an. Die Wahl fiel nicht umsonst auf unsere Software ProMeta.

Der VDZ legt großen Wert auf die Einhaltung des Corporate Design und der Unternehmensterminologie. Des Weiteren ist von großer Bedeutung, dass die Software möglichst intuitiv und ohne Handbuch sowohl für die Geschäftsstelle (Power-User) wie auch für die VZD-Mitarbeiter und VDZ-Mitglieder sowie Gelegenheitsnutzer zu bedienen ist. Wunschgemäß wurde eine Integrated Windows Authentication ermöglicht, so dass sich die VDZ-Mitarbeiter mit ihrer Windows-Kennung an das ProMeta-System anmelden können. Für Ihre Mitglieder wurde eine Single Sign-On Lösung vom Extranet auf das Gremiensystem ProMeta ermöglicht. Die VDZ verfügt über ein federführendes CRM-System. Die Aktualisierung der Adressdaten erfolgt regelmäßig über eine Import-Schnittstelle.

Herausforderungen bei der Einführung der Softwarelösung ProMeta

• Abbildung und Darstellung der Ansprechpartner und Gruppen-Mitglieder nach Rolle, Firma (z.B. Vorsitzender, Stellvertreter, (kleine) Kommission, Mitglied, Gast) und Beitrittsdatum
• Einbindung von kundenspezifischen Dashboards unter anderem mit den Rubriken Ansprechpartner, Mitglieder, Gäste, kommende Termine, kürzlich eingestellte Dokumente, neuster Nachrichten
• Zentrale und strukturierte Ablage und Verteilung von Protokollen, Berichten, Präsentationen
• Automatische Benachrichtigung beim Einstellen von neuen Dokumenten an den Gremien-Verantwortlichen
• Freigabe von Dokumenten
• Versand von individuellen Nachrichten an Verteilerlisten
• Zentrale und strukturierte Ablage und Verteilung von Protokollen, Berichte, Präsentationen.

Highlights im Detail - Kundenspezifische Implementierungen und Neuerungen

• Corporate Design (CD) &Unternehmensterminologie
  Anpassung der ProMeta-Anmeldeseite und Benutzungsoberfläche an das CD
  Hinterlegung der Designvorgaben für die Oberfläche
  Einpflegen der Kunden-Terminologie in die Benennungen auf der Benutzeroberfläche
  Platzierung des Kunden-Logos
  Einbindung einer Unternehmens-Signatur beim Versand von E-Mails
• Abbildung der unterschiedlichen Benutzergruppen und deren Berechtigungen
• Integrated Windows Authentication (IWA)
  Anmeldung der Kunden-Mitarbeiter mit ihrer Windows-Kennung
  Abgleich der Benutzerkonten mit dem ActiveDirectory (AD) über LDAP
  Automatische Deaktivierung von Benutzerkonten ausgeschiedener Mitarbeiter
• Single Sign-On Lösung (SSO)
  Automatische Anmeldung von Mitgliedern aus dem Extranet
  Abgleich der Benutzerkonten mit der Mitgliederverwaltung
  Automatische Deaktivierung von Benutzerkonten ausgeschiedener Mitglieder
• Automatischer Abgleich der Firmen- und Kontaktdaten sowie der Gremienbesetzung mit dem internen CRM-System
  Aufbereitung und Validierung der zu importierenden Daten
  Regelmäßiger Abgleich der Gremienbesetzung in ProMeta mit dem CRM-System
  Automatischer Gruppenabgleich der Gremienbesetzungen
  Automatisches Anlegen von Benutzerkonten, wenn neue Mitglieder eine Berufung bekommen
  Automatische Deaktivierung von Benutzerkonten ausgeschiedener Mitglieder
  Überprüfung der Systemrollen der Benutzerkonten nach vordefinierten Regeln, Benachrichtigung an den Projektleiter
  Automatischer Versand einer Zusammenfassung an den Projektleiter
• Versand von E-Mails mit einer organisations-spezifischen Signatur inkl. Logo
• Betrieb der ProMeta-Software auf einem VDZ-bereitgestellten Cloud-Server